Todo esfuerzo productivo implica tareas repetitivas que, sin embargo, son esenciales para el negocio. Llenado de formas y reportes, integración de bases de datos y de facturas, entre otras. La buena noticia es que podemos trabajar con RPA para estos fines.
Cuando hablamos de RPA nos referimos a la Automatización Robótica de Procesos (definida por sus siglas en inglés). Una serie de tecnologías que pueden realizar tareas administrativas, de flujo de trabajo y en negocios de gran volumen.
Hemos preparado este artículo para hablarte sobre las ventajas de recurrir a la automatización mediante robots, y para vencer todas tus resistencias al respecto.
Contexto actual
Según cifras de la consultora Gartner, el uso de RPA es una tendencia en aumento: en 2018 un 65% de las empresas de gran volumen recurrían a este tipo de automatización tecnológica. En 2022, este porcentaje aumentó a un 85%.
La gran ventaja de su creciente adopción es que los precios de este tipo de soluciones se han reducido a la par que su nivel de especialidad ha evolucionado. Gracias al RPA, la exactitud y la eficiencia de las tareas automatizadas ha aumentado también.
Al trabajar con RPA se reducen costos, tiempos de ejecución y uso de recursos, a la vez que aumenta la productividad y la exactitud.
Los sectores que más suelen trabajar con RPA son la banca, las aseguradoras, las empresas de servicios públicos y las de telecomunicaciones. Puede tratarse de aplicaciones que operan lo mismo tanto en dispositivos individuales como en servidores empresariales.
Las tareas a las que se destinan con mayor frecuencia la tecnología RPA incluye:
- Estructuración de datos.
- Automatización de tareas o de procesos ya existentes.
- Sumar funcionalidades automatizadas a sistemas heredados.
- Enlace con sistemas externos de conectividad limitada.
H2- Beneficios de trabajar con RPA
La manera de trabajar con RPA es a través de bots: software que realizan tareas repetitivas en un gran volumen, en una fracción del tiempo en que lo haría.una persona y sin el desgaste que implicaría para ella.
La velocidad y exactitud de trabajar con RPA son solo algunos de los beneficios que aporta para tu empresa esta automatización. Sus consecuencias son, entre otras, que los equipos quedan disponibles para encargarse de tareas que suponen un valor superior.
Otra ventaja de los RPA es que evolucionan sin problemas con el tamaño de la empresa, de manera que el escalamiento y el añadido de funciones son parte de su naturaleza. Pueden expandirse, sin problema, desde un dispositivo centralizado hacia cada una de las franquicias y sucursales.
Trabajar con RPA facilita el desarrollo y el escalamiento de tu empresa, pues la consistencia en el añadido de funciones es parte de su naturaleza.
Vamos a analizar en detalle cada uno de estos beneficios.
Ahorro de tiempos de operación (eliminar tareas repetitivas y ocupar esas horas en tareas valiosas)
Como hemos mencionado, a nivel de usuarios, para los empleados de áreas claves trabajar con RPA significa un ahorro de tiempo y de esfuerzo. Una energía y foco que pueden destinar a las tareas más relevantes y rentables.
Sin embargo, este no es el único ahorro que nos ofrecen los RPA: como se trata de scripts sencillos y autoejecutables, no requieren de escritura de código o de la participación de personal especializado ni de TI.
Reducción de errores
Los RPA son sistemas que funcionan bajo la lógica de los datos que lo alimentan: a instrucciones concretas responde con patrones y protocolos. Es decir, con respuestas unívocas, inmediatas y comprobables.
Este curso de acción es una de las principales ventajas de estos robots. Reducen significativamente los errores al seguir los patrones y directrices que se definen para completar una tarea. Todo ello sin sombra alguna del error humano.
Equipo más eficiente
Podría parecer que la intervención de robots administrativos haría que la cadena productiva se homologue a un nivel de cumplimiento invariable. Sin embargo, ocurre todo lo contrario.
Al trabajar con RPA, se optimizan todos los procesos y los escalan cuando es necesario. Al añadir funciones y reducir los errores, se facilita que las intervenciones del equipo humano mantengan ese alto estándar, lo que se traduce en una mejora del rendimiento y de la calidad de productos y servicios.
Sincronización al instante
Como hemos mencionado, se puede trabajar con RPA desde un servidor centralizado hasta dispositivos independientes gracias a la velocidad con la que intercambia y recopila datos.
Al trabajar con RPA hay un retorno inmediato de su inversión, en la forma de ahorros en sueldos y ganancia por mayor productividad.
Esta interconectividad permite una inmediata sincronización, que incluye los datos, los productos finales y la homologación de las versiones de la app.
Resultados rápidos
Si bien la implementación de RPA requiere de una inversión notable, sobre todo en el desarrollo del ecosistema necesario para su funcionamiento, su retorno es inmediato.
Al eliminar las tareas de bajo valor humano, el primer ahorro que se produce es en sueldos pagados por estas tareas administrativas.
El retorno de la inversión también llega, entre otros aspectos, por el aumento de la productividad y de la calidad, así como en la optimización de tareas y de procesos.
Conclusiones
Trabajar con RPA es una tendencia en aumento por las ventajas que ofrece para las empresas: mayor productividad, menores errores, más rapidez y una capacidad de escalabilidad evolutiva.
Si estás buscando un partner que impulse a tu empresa a través de la optimización, ponte en contacto con nosotros. En Kpaz te acompañamos en todo el proceso de digitalización que tu empresa necesita para ser más competitiva.
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En la actualidad no hay empresa en el mundo que no implemente o esté considerando en un futuro cercano establecer una serie de asistentes robóticos que ayuden a resolver tareas repetitivas. Por lo tanto, optar por un software de RPA es la opción ideal.
El RPA (Robotic Process Automation) es conocido como una tecnología de automatización de procesos basada en robots. Esto supone ser un software enfocado en la automatización de tareas dentro de los procesos de negocio y tecnología. A través de scripts que emulan la interacción humana con la interfaz de usuario de la aplicación.
La cual, se encarga de resolver aquellas tareas monótonas y menos productivas de una empresa.
Es importante resaltar que estos robots funcionan con una misma estructura, compuesta por dos partes. La primera son datos estructurados, provenientes de distintos inputs (bases de datos, formularios y archivos).
Por lo tanto, la segunda parte, se enfoca en la lógica de procesos, basada especialmente en reglas o condiciones. Esta parte es capaz de pensar y tomar decisiones pertinentes por los datos recibidos previamente.
Ahora bien, en el mercado tecnológico existen diferentes opciones de software RPA que se pueden implementar en tu empresa. Sin embargo, es de vital importancia que escojas el adecuado, para brindar los mejores resultados operacionales a tu negocio.
Por medio de este artículo te compartiremos la información necesaria para conocer más sobre este aliado tecnológico y cómo saber cuál te beneficia más.
La difícil elección de un RPA
En un mercado repleto de soluciones de software RPA revisarlos todos para tomar una decisión puede resultar agotador. En Kpaz te sugerimos quedarte con los tops de línea o mejor llamados “World Class”, de preferencia los que tienen mejor puntuación en el Cuadrante Mágico de Gartner, ya que sus informes le permiten a las empresas obtener una amplia y sintetizada visión sobre una determinada área de productos tecnológicos. Permitiendo tomar las mejores decisiones en sus procesos de transformación digital.
En Kpaz te acompañamos desde que escoges al RPA hasta después de su implementación, para asegurarte mejores resultados de rendimiento y optimización.
En concordancia, veamos lo siguiente para realmente saber qué se debe tener en cuenta al momento de elegir un software de RPA.
Consideraciones para elegir un RPA
Previamente a elegir un producto RPA, se deben comprender algunas consideraciones sobre estos softwares para conocer realmente las oportunidades que ofrece a tu empresa. Aunado a esto, se deben verificar todas las funciones básicas y aquellas que los diferencia entre sí.
Algunas de las consideraciones que son fundamentales de tener en cuenta, son las siguientes:
1. Tiempo de implementación
Un RPA está diseñado y se caracteriza por realizar tareas repetitivas, además es capaz de realizarlas de forma rápida y eficiente, lo que los hace más rápidos en comparación con otras alternativas.
Estas son algunas razones por las que los RPAs son más rápidos:
- Velocidad: Estos son capaces de realizar tareas a una velocidad mucho mayor, esto se debe a que pueden procesar información a una velocidad constante y sin errores, lo que permite una mayor productividad.
- Automatización: Están diseñados para automatizar las tareas repetitivas y basadas en reglas.
- Integración: Se pueden integrar fácilmente con otras herramientas y sistemas, lo que permite una mayor eficiencia en los procesos.
Actualmente los procesos para implementarlos suelen ser bastante participativos, de manera que los talentos aporten su valor en todo el proceso. Sin embargo, es complicado establecer tiempos específicos de forma genérica porque cada empresa, necesidad y software es diferente. Hay robots simples que se pueden desarrollar en un días y robots (o sistemas de robots) más robustos que pueden durar varias semanas en desarrollarse.
Es por esto que es indispensable establecer el alcance del proyecto y estudiar estas condiciones caso a caso. Para realizar una estimación específica puedes contactarnos
2. Continuidad operacional
La continuidad operacional es un factor crítico a considerar al implementar RPA en tu empresa. A continuación te presentamos algunas consideraciones importantes:
- Plan de contingencia: en caso de que tus RPA presenten alguna falla, contar con este plan es clave para no perder la continuidad operacional.
- Monitoreo y mantenimiento: tu sistema RPA debe ser monitoreado con regularidad para garantizar un funcionamiento correcto y para detectar cualquier falla antes de que se convierta en un problema importante.
- Pruebas de recuperación: realiza pruebas regulares para asegurarte de que el sistema pueda recuperarse de una falla. Entre estos se incluyen pruebas de respaldo y simulaciones de fallas.
- Seguridad: RPA debe ser una sistema seguro y protegido contra amenazas de seguridad. Se incluyen la protección de datos confidenciales e implementación de medidas de seguridad adecuadas.
3. Versionamiento de la herramienta
Se debe tener cuidado con la versión del sistema, pues debe ser capaz de actualizarse. Además de ser compatible con otros programas en el proceso operacional de la empresa.
Todas las herramientas actualizan sus versiones, sin embargo, algunas versiones no son compatibles entre sí y podrías verte forzado a tener que desarrollar todo de nuevo en sus futuras versiones, sumando los costos que dicho upgrade implica.
Por lo tanto, se debe considerar una investigación detallada a la hora de elegir un software de RPA.
4. Integración con herramientas WordClass
Uno de los propósitos de estos sistemas es poder brindarles a los usuarios soluciones amplias. Por tanto, que un software ofrezca trabajar con herramientas WordClass, genera mayores beneficios en la automatización y organización empresarial.
El WordClass sirve para gestionar los procesos de manera eficiente. Integrando todos los aspectos de la organización como la calidad, seguridad, ahorro de tiempo, innovación, etc. Proporcionando un aumento de rendimiento y operatividad.
Comunidad y soporte
Para alcanzar un máximo beneficio de este programa, es indispensable contar con asesores capacitados y profesionales en la materia.
En Kpaz te brindamos apoyo para aumentar las capacidades del RPA con el que trabajes internamente a través de sesiones de capacitaciones y mejores prácticas. Además de un soporte continuo y servicios de optimización para alcanzar el máximo potencial.
Aunado a esto, te acompañamos en el diseño y desarrollo de proyectos RPA. Para así garantizar servicios de gestión de riesgos, problemas y calidad para la solución RPA proporcionada.
Ejemplos KPaz
A continuación, te detallamos varios ejemplos de RPA:
- RPA Custom Made: Desarrollo de solución ideal y a medida para automatizar procesos, adaptándose a la realidad de compañía y arquitectura tecnológica actual.
- RPA Out of the Box: Implementar fácil y rápidamente robots prediseñados a distintos procesos. Esta opción es ideal para pruebas de concepto, proyectos pilotos o procesos estandarizados multi-industrias.
- RPA Agile Teams: Asignar células de trabajo ágil para la implantación de backlog RPA. Los perfiles que componen las células de trabajo son adaptables a necesidades particulares de cada compañía.
- Robot as a Service (RaaS): Implantación y operación de robots y su infraestructura necesaria, asegurando la continuidad operacional de negocios, con los mayores estándares de seguridad y calidad.
Conclusiones
Antes de poner en marcha un sistema de RPA dentro de las funciones de tu negocio, es necesario conocer las necesidades de la empresa. Para luego evaluar cada una de las consideraciones que se desglosan a lo largo del artículo.
Finalmente llegamos a la conclusión que al implementar un software de RPA se obtienen las siguientes ventajas en cualquier organización:
- Ahorro de tiempo para los empleados al descargar tareas repetitivas a los bots.
- Tasas de error reducidas en tareas automatizadas por RPA.
- Tiempos más cortos para realizar tareas automatizadas.
- Mayor capacidad empresarial cuando las tareas de limitación de velocidad se han automatizado.
Recuerda que antes de tomar la decisión final debes asegurar que el software de RPA que escojas debe brindarte las ventajas previamente mencionadas. Además de cumplir con las consideraciones pertinentes.
¡Contáctanos! Te brindamos un acompañamiento profesional y dedicado para resolver todas tus dudas.
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La gestión de los procesos contables, específicamente las cuentas por pagar, es una de las áreas más desafiantes para las empresas de todas las industrias. La buena noticia es que existen soluciones RPA (Robotic Process Automation) que pueden ayudarte en gran medida.
En este artículo te hablamos sobre las cuentas por pagar y cómo las herramientas basadas en tecnología RPA pueden agilizar las tareas y hacerlas más eficientes. Además te contamos cómo KPaz puede apoyarte.
Cuentas por Pagar eficientes para facilitar tus finanzas
Las cuentas por pagar son las facturas y otras deudas que la empresa debe pagar. De hecho, lo único que paga una organización que no se considera cuentas por pagar es la nómina.
La precisión y la integridad de los estados financieros de una empresa dependen del proceso de cuentas por pagar. Su eficiencia y eficacia también afectará la posición de caja, la calificación crediticia y la relación con tus proveedores.
La RPA es una tecnología que está ayudando a las cuentas por pagar a encontrar su verdadero potencial simplemente al poner software robots a hacer el trabajo de la persona
La implementación de un sistema confiable producirá la información precisa para hacer tus planificaciones tanto a corto como a largo plazo. Esto es lo que necesitas saber para mantenerte al día con las deudas de la empresa.
Problemas comunes de las Cuentas por Pagar
Echa un vistazo a cualquier departamento de cuentas por pagar, especialmente a aquellos que trabajan a mayor escala y con mayores volúmenes. Es probable que te encuentres con diferentes problemas que no lo dejan ser más productivo.
Algunos de estos inconvenientes son el resultado de errores humanos o procesos mal definidos, mientras que otros son fallas técnicas. Todos ellos tienen una cosa en común: impactan negativamente en el trabajo que se realiza en el departamento. Veamos algunos de los más comunes:
Facturación no estandarizada
La facturación no estandarizada hace referencia cuando se emplean diferentes modelos y tipos de facturas. Es decir no sigue un formato definido o de acuerdo a parámetros establecidos.
Esto trae como consecuencia mayor tiempo dedicado en el procesamiento de facturas. Así como en la verificación de cada uno de los datos, números e información extra.
Además de ello, se requiere mayor tiempo de entrenamiento para capacitar al personal en cómo debe atender a cada modelo de factura que vaya a ser procesado.
Datos no estructurados
Los datos no estructurados es información que no está organizada de acuerdo con un modelo o esquema preestablecido y, por lo tanto, no se puede almacenar en una base de datos tradicional.
No tienen una estructura identificable, por lo que no pueden ser utilizados fácilmente por un programa de computadora.
Cuando una empresa tiene datos no estructurados suele enlentecer el proceso operacional en el departamento ya que se pierde mucho tiempo buscando en diversos sitios. Esto a su vez trae otros problemas como errores de datos o duplicidad entre ellos.
Discrepancias y aprobaciones
Las discrepancias entre las órdenes de compra, las facturas y los informes de recepción provocan errores de coincidencia que a menudo requieren una investigación manual.
Al igual que con otros procesos manuales, estos errores causan demoras con efectos de ralentización en cascada en el departamento. Todo esto afecta las aprobaciones de pago.
3 tips para alcanzar la automatización robotizada
A medida que un número cada vez mayor de organizaciones continúa buscando formas de mejorar la eficiencia del trabajo y reducir los costos, una de las tecnologías que está creciendo rápidamente es RPA.
De hecho, más del 53% de las organizaciones encuestadas por Deloitte han confirmado que han implementado o comenzado a incorporar esta tecnología en sus procesos administrativos y manuales.
KPaz es una empresa de consultoría tecnológica que cuenta con una amplia experiencia brindando soluciones digitales bajo las 3 principales tecnologías RPA del mercado, de esta forma las empresas pueden hacer sus procesos más ágiles y eficientes.
Estas soluciones RPA responde a estas características:
1. Automatización
Lo que hace que RPA sea la solución ideal para la automatización de cuentas por pagar es la flexibilidad, adaptabilidad y alta capacidad de configuración de los flujos de trabajo que facilita esta tecnología.
RPA controla y automatiza procesos basados en reglas sin necesidad de intervención humana, incluida la gestión de cobros y deducciones y más. Piensa en RPA como un robot virtual que puede automatizar tareas manuales y repetitivas, así como eliminar errores o discrepancias.
2. Datos estructurados
RPA utiliza robots de software para acceder y trabajar con cantidades masivas de datos típicos en el departamento de contabilidad y cuentas por pagar.
Esta tecnología es ideal para el procesamiento estructurado de datos de fuentes múltiples y dispares. Esto representa una ventaja bastante importante en el área.
Pero el departamento también tiene que tramitar una gran cantidad de información no estructurada, incluido el contenido anidado en el cuerpo de correos electrónicos y documentos en papel, así como en otras fuentes. RPA también puede ayudarte en ese proceso.
3. Digitalización
RPA es una de las soluciones más efectivas para que las empresas superen desafíos como la escasez de talento, la gestión de datos, la reducción de costos, por todas las ventajas que implica su naturaleza digital.
Transforma los procesos de cuentas por pagar mediante el uso de RPA para eliminar los procedimientos manuales, lentos y repetitivos.
Es por ello que es una parte importante del proceso de transformación digital en el departamento, ya que ayuda a mejorar la experiencia del usuario al brindar acceso a datos en tiempo real e incrementar la eficiencia organizacional.
Conclusiones
RPA ofrece algunos beneficios claros en las operaciones administrativas, como la automatización de cuentas por pagar y el procesamiento de facturas.
Según una investigación de Forrester, se prevé que el mercado de servicios de RPA alcance la cantidad de 12.000 millones de USD para este año.
La mejora del cumplimiento, la productividad, la precisión y la reducción de costos son las principales ventajas por las que la implementación de RPA sigue superando las expectativas.
¿Qué esperas para implementar también esta tecnología? En KPaz contamos con el personal capacitado para guiarte en este proceso con la mejor solución concebida específicamente para tu empresa. No dudes en contactarnos.
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La adopción de los sistemas basados en RPA (Automatización Robótica de Procesos) va en aumento. Llevando a organizaciones de cualquier tipo y tamaño en todo el mundo a implementarla.
Según estadísticas recopiladas por Gartner, se estima que el gasto de los usuarios finales en software RPA llegue a los 2.900 millones de dólares para finales de 2022, lo que significa un aumento del 19,5% desde 2021.
Mayor ahorro de tiempo, reducción de los errores humanos, mayor eficiencia, rendimiento y productividad, son algunos de los beneficios que se desprenden de este tipo de tecnología.
En este artículo te hablaremos sobre el RPA y de cómo esta tecnología puede ayudar a tu empresa a mejorar la eficiencia en sus procesos. Además te contamos cómo podemos ayudarte desde KPaz a comenzar a implementar estas herramientas.
¿Qué es RPA?
La RPA (Robotic Process Automation) es el término utilizado para las herramientas de software que automatizan parcial o totalmente las actividades humanas manuales, basadas en reglas y que ejecutan tareas repetitivas.
Funcionan replicando las acciones de un ser humano real que interactúa con una o más aplicaciones de software, para realizar tareas como la entrada de datos, procesamiento de transacciones estándar o para responder a consultas simples de servicio al cliente.
Según una encuesta global de RPA realizada por Deloitte, el 85 % de los encuestados informó que la RPA cumplió o superó sus expectativas de beneficios como precisión, puntualidad y flexibilidad.
De hecho, el «chatbot» que ha comenzado a ser omnipresente en los sitios web es casi siempre una herramienta de automatización de procesos robóticos. Este puede manejar las consultas estándar típicas como «dónde está X en el sitio web», «cómo restablezco mi contraseña» y preguntas similares.
¿Por qué debes usar RPA?
La versatilidad de RPA ya es reconocida a nivel global. Según las estadísticas publicadas por LinkedIn, se cree que el 72% de todas las empresas utilizará RPA en algún momento en los próximos dos años.
Las empresas pueden usar RPA en varias tareas, como generar correos electrónicos masivos, extraer datos como archivos PDF y documentos escaneados, crear y enviar facturas, verificar el historial de empleados y automatizar la nómina.
Dado que el objetivo de un negocio es generar ingresos, el RPA puede ayudar en la cotización mediante la automatización de las operaciones de ventas, por lo que no solo ejecuta transacciones más rápido sino también con un mayor grado de precisión. Los RPA pueden hacerse de actividades operativas orientadas a las ventas, lo que resulta en una mayor satisfacción del cliente.
También destaca en el campo de la gestión de datos. Teniendo en cuenta el gran volumen de datos que hay, es una gran ventaja contar con esta herramienta para recopilar, integrar, analizar y procesar los grandes volúmenes de datos generados en el mundo actual.
Como puedes darte cuenta, son múltiples los beneficios que se desprenden de las soluciones con tecnología RPA, pero a nivel general veamos algunos otros:
Aumentar la productividad
Cuando los empleados deben realizar tareas repetitivas, tienen mucho menos tiempo para dedicarlo al trabajo que requiere de sus habilidades y pensamientos estratégicos. Las tareas manuales consumen mucho más tiempo y energía.
El uso de RPA puede aumentar la capacidad de un equipo para completar el trabajo entre un 35 % y un 50 %. Al mismo tiempo, esto agiliza las operaciones, reduciendo los tiempos de ejecución.
Como puedes darte cuenta el aumento de la productividad es obvio. Puede ser productivo para una persona automatizando sus procesos o para toda una cadena de servicios al optimizar toda la línea de producción. Más abajo ejemplificamos casos reales. Sigue leyendo.
Eliminar los errores humanos
Una de las principales ventajas del RPA es que reduce los errores humanos, ya que funciona con reglas establecidas. Esto representa un gran alivio para los empleados, porque no pasarán largas horas corrigiendo los errores.
Siempre que las aplicaciones estén correctamente programadas con los datos requeridos, podrán manejar los procesos con mayor rapidez y precisión que un empleado humano.
Estos errores van desde la persona que se equivoca escribiendo datos, pero también al momento de hacer el envío de la información en días erróneos o fuera de los plazos requeridos. El robot puede regularizar estos «errores», lo que impactará en la calidad del trabajo.
Optimizar los tiempos
Los RPA se pueden programar para iniciar un proceso en un día determinado de cada mes y en un momento preciso. Esto es importante en aquellas actividades que, si se hacen tarde, pueden poner en peligro la continuidad del negocio.
Con la automatización como su principal característica, las tareas repetitivas y manuales se ejecutan rápidamente. Este hecho hace que los tiempos se optimicen y obtengas un mayor rendimiento.
Este análisis de Kearney mostró que los bots procesan las operaciones 20 veces más rápido que un empleado promedio (sin mencionar que pueden funcionar las 24/7 y sin errores).
Integrar data
La reducción de errores manuales conduce a datos de mayor calidad, lo que permite análisis más confiables. El uso de RPA contribuye a la identificación de brechas en los procesos y áreas donde aún faltan mejoras.
Los estudios de casos revelan que RPA puede mejorar la calidad de los datos, ya que los extraen y manipulan con una precisión de 99%, en comparación con el 62% cuando los datos se extraen manualmente.
Además, RPA puede contribuir a informes más eficientes al proporcionar metadatos para analizar su rendimiento, así como al permitir que estas herramientas accedan a los datos en sistemas heredados.
Características del RPA
RPA es un campo amplio y existe una diversa gama de herramientas en el mercado que varían considerablemente entre sí. Sus ofertas son bastante diversas junto con sus fortalezas y debilidades. Pero existen ciertas características que presentan a nivel general:
Usabilidad
La facilidad de emplearse en todo tipo de industrias es la piedra angular de los software RPA y, para la automatización, puede desempeñar un papel importante en acelerar el desarrollo de capacidades internas.
RPA es una tecnología que se enfoca en procesos en lugar de industrias, siempre que estos sean: manuales, repetitivos, frecuentes, que consuman tiempo y que requieran de manejos de datos estructurados.
Además, su facilidad de uso puede conducir a un crecimiento más rápido, una eficiente implementación y mayores niveles de adopción. Esencialmente, cuánto más fácil sea la herramienta de usar, más rápido será el beneficio.
Según HfS Research, la madurez de la automatización robótica de procesos en varias funciones se menciona a continuación:
- Seguros – 38%
- Retail – 36%
- Energía – 30%
- Sanidad – 30%
- Manufactura – 28%
- Banca y Servicios Financieros – 24%
- Salud – 22%
Escalabilidad
El software RPA tiene el atributo de aumentar su capacidad y funcionalidades de acuerdo a la demanda de sus usuarios. Puede permanecer estable mientras se adapta a los cambios, actualizaciones, revisiones y reducción de recursos. Esto los hace escalables y flexibles.
La escalabilidad se refiere a las estrategias, procesos y tecnologías involucradas y la facilidad de amoldarse a ellos. El software RPA es lo suficientemente ágil para adaptarse al crecimiento y al cambio rápido.
El objetivo de la escalabilidad en RPA no es solo garantizar que estas herramientas puedan manejar picos en la carga de trabajo y ampliar el alcance del uso, sino también establecer un enfoque en toda la empresa para implementar, aprovechar y capturar el valor de la automatización.
Compatibilidad
La capacidad de integrarse con diferentes sistemas y tecnologías es otro de los beneficios de la RPA. Esto conduce a automatizaciones más sólidas, rápidas y efectivas.
Cada herramienta tiene diferentes fortalezas y debilidades en la forma en que se integra con diferentes tecnologías, por lo tanto, al seleccionar una herramienta, debes pensar en dónde se puede usar potencialmente.
Seguridad
Las herramientas de RPA incluyen la capacidad de seguridad basada en roles para garantizar permisos específicos de acción. Permiten la configuración y personalización de los cifrados para asegurar datos y defenderse contra la interrupción de la red.
Todos los datos, auditorías e instrucciones automatizadas a los que accede el robot están encriptados para evitar la manipulación maliciosa y garantizar la legitimidad del cumplimiento del registro histórico.
También ofrecen un registro detallado de las acciones de los usuarios, así como de cada tarea ejecutada. Esta característica garantiza la seguridad interna y mantiene el cumplimiento de las normas de la industria.
¿Cuáles son los líderes mundiales de plataformas de RPA?
No hay duda alguna que el RPA tendrá un gran alcance en el futuro y creará una gran cantidad de puestos de trabajo en la industria de la tecnología de la información.
De acuerdo a datos de Statista se pronostica que el mercado global de RPA crecerá a más de 13 mil millones de dólares estadounidenses para 2030, un aumento de más de 12 mil millones en comparación con 2020.
A continuación te presentamos 3 empresas destacadas en el desarrollo de software RPA:
Blue Prism
Es una de las precursoras del RPA y la que mayor crecimiento ha tenido en el cuadrante de Gartner en el último año. Brinda soluciones sobre la base de reglas y automatización. Tiene un papel importante en varios sectores, como empresas de inversión, financieros y comercio electrónico, entre otros.
Utiliza una estructura .NET para construir su plataforma. Ayuda a las empresas al cumplimiento absoluto de las políticas, la alta escalabilidad y la facilidad de uso, proporciona funciones como resiliencia, cumplimiento y seguridad y admite pocas plataformas como JAVA, Windows, IBM Mainframe, Windows APP y WWW para sus proveedores de servicios RPA.
Automation Anywhere (AA)
La compañía tiene su sede en California. Cuenta con productos como Automation Anywhere Enterprise (RPA), IQ Bot, Bot Insight, BotFarm y Bot Store. También utiliza tecnología que consiste en Attended and Unattended RPA.
Automation Anywhere brinda soluciones en diversas industrias, como BPO, servicios financieros, atención médica, seguros, ciencias biológicas, manufactura, sector público y telecomunicaciones. La compañía también tiene presencia en Asia Pacífico y Europa.
UiPath
Es una empresa que ofrece soluciones por industria, proceso y tecnología. Tiene productos como Platform, Studio, Robots y Orchestrator. Líder en el cuadrante de Gartner, brinda soluciones en sectores como banca, seguros, salud, telecomunicaciones, manufactura, sector público y retail, entre otros.
Gestiona la automatización de cuentas por pagar, de procesamiento de reclamos, centros de contacto, finanzas y contabilidad, y pagadores de salud para los proveedores de servicios RPA.
¿Cómo podemos ayudarte desde KPaz?
En el caso de BluePrism, por ejemplo, desde KPaz se ha utilizado esta plataforma en compañías de seguros. La solución consistió en realizar un proceso transaccional que extrae desde un sistema origen todos los contratos pendientes de póliza, los clasifica según la naturaleza del seguro para luego, caso a caso, ir creando las pólizas de seguro según el tipo y el flujo de navegación que correspondía.
Uno de los mayores desafíos que se tuvo que resolver con este robot fue la existencia de sistemas legados que esta compañía de seguros tenía; de donde se obtenía la información original, el resto de los procesos ocurría en otros sistemas para que finalmente, cada póliza de seguro generada regresara al sistema original.
Esta particularidad generó desafíos importantes en el flujo debido a la alta tasa de fallas del sistema legado que pudo ser superado con la nueva arquitectura transaccional que permite reintentar los casos desde el punto de fallo y así evitar pérdida en los tiempos de trabajo.
Como resultado, se obtuvo un proceso autónomo que permitió liberar la carga diaria de 3 usuarios que realizaban estas actividades.
En el caso de Automation Anywhere (AA) KPaz ha realizado implementaciones para productores de consumo masivo realmente conocidos en el mercado. Una de las problemáticas más memorables en esta industria, fue el gran volumen de órdenes de compra (OC) que generaban los clientes a la compañía.
Estas OC se generaban con su propio formato dentro de los sistemas de la compañía. Luego, se necesitaban de al menos 2 personas que invirtieran el 80% de su tiempo en registrar el ingreso de estos documentos en los sistemas restantes.
Bajo esta problemática se le propuso al cliente revisar los formatos de las OC que llegaban de sus clientes y buscar aquellas que eran masivas y que compartían formatos estructurados. Concluyendo que con un RPA de Automation Anywhere se podía construir una solución que cubriera el 90% de los casos ingresados por los clientes.
La solución técnica incluyó un desarrollo transaccional que incorporó un módulo de lectura de documentos estructurados conocidos, con alto rendimiento de casos de éxito de lectura correcta de información de las OC.
Como resultado, se eliminó el 80% del esfuerzo diario de los usuarios que realizaban esta actividad, con un caso de negocio rentable desde el punto de vista de inversión, ya que si se hubiese incorporado una herramienta de lectura de documento más avanzada para cubrir el 20% faltante, el negocio no hubiese sido rentable.
En el caso de la herramienta UiPath, donde somos la primera compañía con certificación USN en Chile y Perú, tenemos varios ejemplos con la industria automotriz. Uno de ellos fue una solución desarrollada para la industria de consumo masivo, donde se configuró la herramienta para centralizar un proceso de al menos 5.000 facturas mensuales en SAP con un pico de recepción sobre el 40% en los últimos días de cada mes.
Este proceso iniciaba a partir del monitor de SAP; donde se asignaban los documentos tributarios a procesar (input) al robot de UiPath y que con reglas de negocio que se definieron para el proceso, se volvió posible segmentar las facturas según su naturaleza para ser contabilizadas según su centro de costo asociado (cada una con una lógica de contabilización diferente).
Dentro de estas validaciones se corroboraba que el documento estuviese correcto y que se le asociara correctamente a la OC emitida por dicha transacción.
A partir de estas y otras definiciones, el robot es capaz de tomar aquellos casos correctos y contabilizarlos. Para aquellos que no, el robot los deriva dentro del monitor de SAP al analista según la categorización del error.
Esta solución le permitió al cliente balancear la carga de trabajo en los periodos críticos para el negocio, colocando la solución en más de un robot. Por ejemplo: 2 robots procesando facturas en paralelo.
Además, se generó un proceso de contingencia para aquellos casos donde las facturas que no cumplieran con las reglas del proceso pudieran ser validados de forma manual para luego ser re-inyectadas al robot y contabilizarse de forma directa sin validaciones.
Conclusión
La RPA es una solución para automatizar las operaciones en la empresa mediante el uso de robots de software para respaldar tareas repetitivas que normalmente realizan los humanos. La clave es centrarse en aquellos procesos que proporcionarán mayor valor al ser automatizados.
La implementación de esta tecnología puede reducir los tiempos en el trabajo diario, minimizar los errores, aumentar la eficiencia, la productividad, rentabilidad y generar resultados concretos de manera muy rápida.
Comienza tu viaje hacia esta nueva tecnología utilizando una empresa desarrolladora de soluciones RPA, como KPaz.
Ponte en contacto con nosotros y te guiaremos en este viaje brindándote experiencia y mejores prácticas para que tu implementación sea más eficaz y valiosa.
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Empecemos por definir
Los robots se están convirtiendo en una parte importante de nuestra vida diaria, esos en forma de robots de software impulsados por inteligencia artificial.
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Sigue leyendo que ahora te lo explicamos por separados y las diferencias entre el IPA y RPA
RPA
RPA (Automatización Robótica de Procesos) es un robot (o bot) basado en software que es capaz de automatizar acciones o comportamientos humanos, generalmente para funciones administrativas.
En otras palabras, el RPA se refiere a un conjunto de herramientas automatizadas que ayudan a las empresas o negocios a automatizar procesos al imitar las acciones humanas en las computadoras, con poca o ninguna asistencia humana.
IPA
El IPA (Automatización inteligente de procesos) se refiere a un conjunto de tecnologías innovadoras que incluyen RPA, IA y machine learning que permiten a las empresas automatizar procesos eliminando tareas repetitivas, monótonas y rutinarias.
El IPA es la integración de RPA y la inteligencia artificial para realizar operaciones más complejas que simples automatización de tareas
IPA es un aspecto más amplio del RPA que combina el rediseño fundamental de procesos con RPA y machine learning. Al combinar RPA con tecnologías de inteligencia artificial, IPA ayuda a las organizaciones a automatizar los procesos de back-end, que hasta ahora han sido en su mayoría manuales y menos eficientes.
IPA vs RPA
Tanto el RPA como las soluciones IPA son tecnologías de automatización emergentes nacidas de la transformación digital. A continuación te dejamos con algunas de las más notables diferencias entre el IPA y RPA.
Los procesos
Mientras que RPA tiende a centrarse en la automatización de tareas repetitivas y procesos basados en reglas, el IPA incorpora tecnologías de inteligencia artificial (IA) como machine learning, procesamiento de lenguaje natural, interacción de datos estructurados y procesamiento inteligente de documentos.
El hecho es que cuando se introduce una variación, la solución RPA ya no funciona del todo. Las personas adaptan variaciones pero, los bots de software que solo siguen reglas no las adoptan.
Es por eso que el IPA, es superior al RPA basado en reglas. IPA implementa las capacidades de RPA y agrega otras para la automatización de procesos que solo es posible a través de bots que pueden aprender y adaptarse a los datos en tiempo real.
La funcionalidad
Las herramientas RPA son versátiles y escalables, y son una parte clave de las plataformas de automatización de nivel de entrada. Están diseñados para usar datos estructurados para acciones rápidas y repetitivas que no requieren mucho análisis contextual o contingencias.
Pueden adaptarse y realizar las acciones detalladas en tales contingencias si se les proporciona la información y los conjuntos de reglas correctos. La entrada de datos, la gestión del flujo de trabajo y los sistemas de soporte/servicio de ayuda automatizados, son ejemplos de tareas en las que destaca la tecnología RPA.
Por su parte, el IPA admite datos estructurados y no estructurados, dos de los tipos de datos más utilizados en la era de Big Data.
Para los usuarios finales, esto significa que las soluciones de IPA utilizan herramientas avanzadas de gestión y análisis de datos para extraer informaciones útiles y estructuradas de fuentes que antes eran inaccesibles (o al menos de difícil acceso).
Los beneficios
RPA
- Ahorro de costos. Usado de la manera correcta, el RPA puede ahorrarte hasta USD$ 3.016 por año por cada empleado en una empresa.
- Impulsa la mejora del proceso. La automatización mejora inherentemente los procesos dado que reduce el riesgo operativo y la variabilidad de la salida de datos.
- Mejor experiencia del cliente. Con los bots trabajando las 24 horas, los clientes experimentan tiempos de respuesta 40% más rápidos.
- Escalabilidad mejorada. Puede escalar rápidamente su uso en toda la empresa para manejar otras tareas.
- Seguridad mejorada. Los bots no olvidarán cerrar sesión, ingresar un registro o publicar tu contraseña en un lugar vulnerable como lo haría un humano.
- Mejor analítica operativa. Podrás analizar y resaltar áreas de mejora. Los datos también pueden respaldar cualquier regulación o actividad.
IPA
- Automatización de procesos de extremo a extremo. Ayuda a agilizar el recorrido del cliente.
- Alta velocidad de finalización del proceso. Por ejemplo, un proyecto de migración de datos que fácilmente puede durar un año, consigue ser terminado en 6 meses.
- Liberar tiempo para los empleados. Puedes ahorrarte desde puedes 20 minutos por persona en tus procesos diarios.
- Reduce los riesgos de errores. El flujo de acción robusto y las reglas reducen los errores drásticamente.
Qué necesita tu empresa: ¿IPA o RPA?
Cada uno de estos procesos tiene sus propios casos de uso y capacidades específicas. Además, las empresas están desarrollando estrategias que combinan las capacidades de RPA e IPA.
Las organizaciones a nivel general pueden considerar un enfoque integrado de RPA e IPA para lograr mejores resultados de automatización.
El IPA le brinda innovación y nuevas tecnologías al RPA como el procesamiento del lenguaje natural, la inteligencia artificial y el machine learning, entre otras.
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Conclusiones
Ahora que conoces las principales diferencias entre el IPA y RPA es tiempo de que saques tus propias conclusiones para determinar cuál es la mejor solución para tu empresa.
RPA te brinda herramientas para crear tus propios robots de software para automatizar cualquier proceso comercial. El IPA, por su parte, hace que estos procesos sean más rápidos, confiables y eficientes, lo que reduce el error y libera a los humanos para otras tareas más complejas.
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