La metodología OKR, implementada en su comienzo en los equipos de trabajo de Google, se ha difundido ampliamente entre las organizaciones de diferentes tipos. Las empresas que buscan simplificar el establecimiento de objetivos y el seguimiento de los resultados son ampliamente beneficiadas.
En este contenido te contamos en qué consiste la metodología, su diferencia con los KPI, las razones para implementarla, cómo incorporarlos y algunas empresas que ya lo han hecho.
En el video una breve charla sobre cómo liderar y medir objetivos con OKR:
Definamos el OKR
OKR es la sigla en inglés de Objectives and Key Results (Objetivos y Resultados Clave). A pesar de su difusión reciente, esta fue creada hace décadas por el CEO de Intel, Andrew Grove. El líder consideraba que había muchas personas trabajando demasiado para cumplir con muy poco.
De manera tal que diseñó esta metodología de trabajo colaborativo, para que las metas sean claras y todos los esfuerzos del equipo se concentren en su consecución. Asimismo, para que el monitoreo de los resultados con cada acción se puedan medir efectivamente.
Diferencias entre KPI y OKR
KPI (Key Performance Indicator) es un indicador de rendimiento clave. El concepto es ampliamente conocido para la gestión empresarial, desde la década de los 80. Sobre cada objetivo se determina un KPI adecuado para medir el avance hacia este.
La diferencia entre un KPI y los OKR radica en que el primero mide el curso de una actividad en ejecución. Mientras tanto, los OKR van más allá, con el planteamiento de objetivos sobre situaciones que evidencian los KPIs.
Además, los OKR ligan cada objetivo con el resultado a alcanzar que denotará si se cumplió o no la meta propuesta. Esta es la principal característica de los OKRs.
¿Por qué introducir esta metodología en tu empresa?
Existen diferentes beneficios asociados a la implementación correcta de la metodología OKR. Estos son algunos de los más destacados:
- Es aplicable en empresas de todos los tamaños y hasta a nivel individual.
- Genera un alto nivel de compromiso con los objetivos y resultados.
- Prioriza de tareas y actividades.
- Se evitan conflictos de prioridades al interior del equipo.
- Facilita la comunicación precisa entre el equipo.
- Establece indicadores más precisos.
- Fortalece las relaciones del equipo, en camino al logro.
- Optimiza los recursos como el tiempo y las horas de trabajo, eliminando tareas o acciones innecesarias.
- Es una metodología ágil, flexible y escalable.
- Incentiva la participación, la retroalimentación y el reconocimiento de los logros (grandes o pequeños).
En definitiva, la metodología OKR reúne todo lo necesario para organizar y priorizar las actividades diarias en un equipo de trabajo, en busca de los resultados esperados. Asimismo, consigue elementos detonadores de una mayor productividad y efectividad, tales como la motivación y compromiso.
Paso a paso para introducir la metodología
Ahora que sabemos más sobre el enfoque de la metodología OKR y sus beneficios, quizás sea momento de conocer cómo introducirla en tu empresa. Como premisa debes tener claridad sobre lo que quieres conseguir y cómo vas a reconocer que lo has conseguido.
Una vez tienes claridad en estos dos planteamientos, ya puedes avanzar con el proceso. Ahora, presta atención a estos pasos sencillos:
Define los objetivos
Para la definición de los objetivos ya hay que reconocer las prioridades que tienes como líder de la empresa. Esas son las que determinarán una jerarquía en los objetivos. Luego, procura que estas metas sean concisas, claras y que no sean tantas como para distraer la atención de lo urgente y lo importante.
Los objetivos no deben ser demasiado ambiciosos y poco realistas, pues podrían sobrecargar al equipo y llevarlo a la frustración. Asimismo, estos no deberían ser conformistas o mediocres, pues el equipo podría desmotivarse y la empresa estaría desaprovechando su potencial.
Finalmente, en este paso vale la pena usar técnicas efectivas para el planteamiento de los objetivos. Entre ellas la SMART, la cual indica que cada objetivo debería cumplir con unas características esenciales:
- S (Specific). Específico
- M (Measurable). Medible
- A (Attainable). Alcanzable
- R (Realist). Realista
- T (Timely). Temporal o fijado en un determinado plazo
Por ejemplo, elevar la rentabilidad del negocio en un 10% para el cierre del año fiscal o incrementar el número de visitas al sitio web en un 20% para el trimestre.
Plantea los resultados clave
Tal como lo comentamos, la metodología OKR relaciona unos resultados clave, para cada objetivo. Lo ideal es que cada uno relacione entre 3 y 5 resultados.
Con la definición de los resultados clave notarás que será más fácil comprobar si los objetivos planteados son alcanzables, realistas y medibles en el tiempo. Asimismo, podrás identificar las acciones efectivas y que se alinean con los objetivos planteados, más abajo te contamos cómo.
Puntúa los OKRs
El siguiente paso para implementar esta metodología consiste en el método de puntuación. La escala de medición de los resultados es de 0 a 1 y se aplica a nivel individual de cada integrante del equipo. Además, lo ideal es que estos resultados sean públicos para socializar y alinear al grupo.
En general, cuando el resultado es 1 nos encontramos ante un escenario en donde los objetivos no fueron lo suficientemente ambiciosos. Ahora, si el resultado se aleja de un promedio de 0.7 a 0.8, entonces hay que replantear si los objetivos y acciones o métodos son los idóneos.
Veamos entonces un ejemplo práctico y muy simple de cómo se plantearía un OKR es con una empresa manufacturera XYZ, cuyo objetivo persigue incrementar la productividad en un trimestre. Para determinar que esto se ha cumplido se buscan los resultados de: una reducción del 20% en tiempos muertos, un incremento de 10% en unidades producidas, el aumento del 25% en el índice de satisfacción y la disminución del 30% en desperdicios:
| Objetivo: Cerrar el trimestre con una mayor productividad | 0.7 |
| Resultados clave: | |
| Reducir tiempos muertos en un 20% | 0.7 |
| Elevar unidades producidas en un 10% | 0.8 |
| Índices de satisfacción de cliente con un incremento positivo del 25% | 0.6 |
| Minimizar desperdicios en un 30% | 0.7 |
Para terminar, aunque el OKR se plantea a un plazo trimestral, su seguimiento se debería hacer mensualmente para de esta manera detectar oportunamente desviaciones y buenas prácticas. Así se determina adecuadamente si siguen siendo relevantes de acuerdo con la dinámica y evolución del negocio.
Empresas mundialmente exitosas que utilizan la metodología OKR
Tal como lo comentamos, empresas líderes en el mundo como Google, han dado a conocer la metodología OKR. Algunas de las que seguramente conoces son:
Netflix
Netflix es un referente en el negocio de contenidos a la carta que tiene una clara implementación de OKR en su estrategia empresarial. La empresa, tras un duro revés de reputación que lo marcaba con una ineficiente atención al cliente, decidió implementar la metodología y un sistema de seguimiento de OKR.
Luego de definir objetivos claros de marca, la empresa estableció OKR con base en encuestas y un feedback cercano de los consumidores. De manera que, sus objetivos se centraron en mejorar la experiencia de cliente, cultura y crecimiento, como estrategia para mejorar su reputación.
Asimismo, usaron el software para tener un seguimiento detallado y a tiempo sobre los resultados con las acciones emprendidas. Algunas de ellas como la interacción personalizada de llamadas y correos electrónicos.
YouTube
YouTube también se adhirió a la metodología OKR y a través de ella ha conseguido diferentes objetivos a lo largo de su trayectoria. Uno de estos ha sido el de alcanzar mil millones de horas de visualización al día. Este objetivo se habría alcanzado según sus líderes con resultados clave como:
- Equipos de búsqueda + Main App, Living Room (incremento definido en porcentaje).
- Incremento en la participación y el tiempo de reproducción de videojuegos (fijado en horas de reproducción por día).
- Lanzamiento de la experiencia de realidad virtual y crecimiento del catálogo de realidad virtual (expresado en incremento de X cantidad de videos).
Adobe
La compañía desarrolladora de software implementó los OKR desde el 2012, para empoderar a los gerentes y a todo el equipo de trabajo con objetivos y resultados clave. El objetivo planteado por Adobe era conseguir una retroalimentación periódica y visionaria para sobreponerse a los efectos de un equipo desmotivado.
Los resultados clave que estableció para cumplir con el objetivo era registrar de un modo diferente y efectivo las expectativas y comentarios, utilizar un registro anual de recompensas y capacitación como expansión de la compensación según el desempeño de los trabajadores.
LinkedIn decidió implementar los OKR con el fin de involucrar al equipo de trabajo con la misión corporativa. El objetivo era conocer los OKR de cada miembro de la empresa, paradójicamente. De este modo crearon la sinergia entre las metas individuales y las de la empresa a nivel global.
Para el cumplimiento del objetivo definió unos resultados clave: reuniones semanales cortas y prolongadas cada 6 semanas. Además, cada miembro debía compartir con el equipo un logro personal y uno profesional, obtenido en la semana inmediatamente anterior a la reunión.
Como estas existen más compañías internacionales que usan esta metodología ágil de trabajo. Algunas otras como Adobe, Amazon y Bill & Melinda Gates Foundation. En los diferentes casos, hay que considerar la tecnología como una aliada para la recopilación de datos que ayudan en todas las fases de implementación.
Un software adecuado puede llevarte a diagnosticar el estado de la compañía y a decidir cuáles son las prioridades. Asimismo, al registrar las acciones y medir su impacto en los resultados. Incluso, se pueden desarrollar matrices que permiten visualizar de un modo amigable los OKR, a nivel individual y grupal.
¡En Kpaz tenemos la tecnología y el equipo para metodologías ágiles como esta!
Conclusiones
La metodología OKR toma mayor relevancia por su efectividad y agilidad en el planteamiento de objetivos y resultados clave que optimizan los recursos.
El KPI es una métrica sobre la cual la metodología OKR puede determinar prioridades y objetivos a alcanzar. Allí radica su gran diferencia.
La introducción de OKR entrega a las organizaciones elementos que son fundamentales para su crecimiento: optimización de recursos, productividad, efectividad, eficacia y mejor experiencia del equipo de trabajo (mayor motivación y compromiso).
Para implementar los OKR hay que seguir un proceso lógico y básico, pero indispensable. Estos son los pasos:
- Define los objetivos.
- Plantea los resultados clave.
- Puntúa los OKRs.
Hay múltiples casos de éxito de la metodología OKR, entre ellos empresas reconocidas a nivel global. Algunas de ellas como Netflix, YouTube, GAP y AirBnB. En todas ha mejorado la planeación, control, medición seguimiento y mejora continua que todas las empresas necesitan para sobresalir y crecer.
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