El jefe de proyecto o project manager (PM) siempre ha sido una figura importante en las empresas y organizaciones, y cada vez se hace más necesario a medida que pasa el tiempo.
Más allá de lo que se conoce, terminan supervisando muchas de las tareas invisibles que hacen que una empresa funcione. Es el responsable de mantener a todos a tiempo para las iniciativas de la empresa y garantizar la comunicación necesaria.
En este artículo te hablaremos sobre las funciones del jefe de proyectos, cuál es el rol que cumple dentro de la empresa. Además te contamos las habilidades con las que debe contar.
¿Cuál es el rol del Jefe de proyecto o Project manager?
El papel del jefe de proyecto es el de un agente de cambio. Es alguien que hace suyos los objetivos del proyecto y usa sus habilidades y experiencias para inspirar un sentido de propósito compartido dentro del equipo.
Son líderes: no solo se aseguran de que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también deben involucrar y alentar a sus equipos e inspirar a sus clientes.
Necesitan fuertes capacidades de pensamiento crítico para resolver los problemas a medida que surgen y habilidades de comunicación afinadas para garantizar que todos permanezcan informados, motivados y comprometidos.
Tareas que el Jefe de proyecto debe desarrollar
Las tareas específicas de un jefe de proyecto variarán sustancialmente según el tipo de proyecto y la fase del ciclo de vida en la que se encuentren. Pero hay una serie de actividades generales que se pueden esperar realizar a diario. Estas incluyen:
- Comunicarse con los miembros del equipo: Debe ser regularmente para determinar el estado de los proyectos y posibles obstáculos que deban resolverse.
- Comunicarse con los stakeholders clave: Debe informar el progreso del proyecto y asegurarse de que esté alineado con las iniciativas cambiantes de la empresa.
- Identificación y resolución de problemas: Es normal que surjan problemas de cualquier tipo, por lo que debes garantizar que se resuelvan efectivamente para mantener el proyecto en marcha.
- Elaboración de presupuestos: Dependiendo del tamaño del proyecto, la estimación de costos puede ser una tarea semanal o incluso mensual y debe revisarse a diario para asegurarse de que no exceda las asignaciones de recursos.
- Gestión y aprobación del tiempo: para garantizar que el proyecto se mantenga encaminado, puedes recurrir a software de gestión de proyectos que te permita visualizar cómo tu equipo está empleando su tiempo.
- Trabajo en equipo: Debes administrar a tu equipo para mantenerlos productivos y felices. Incluye para ello, almuerzos o reuniones motivacionales y charlas.
Skills que debe tener el PM
Un jefe de proyecto exitoso posee una combinación necesaria de hard skills y soft skills. A continuación te dejamos con algunas de ellas:
- Comunicación efectiva: Debes tener excelentes habilidades comunicacionales para llevar con éxito los proyectos hasta su finalización.
- Negociación: Un jefe de proyecto efectivo es a menudo un negociador hábil con la capacidad de mantener a las partes involucradas contentas y trabajando hacia una meta unificada en todo momento.
- Programación y gestión del tiempo: Si sabes manejar diversos cronogramas y puedes anticipar los obstáculos antes de que ocurran, aumentará tus posibilidades de entregar proyectos exitosos.
- Liderazgo: Es crucial tener fuertes habilidades de liderazgo. Al entrenar, guiar y motivar de manera efectiva a tus compañeros de trabajo, puedes ayudar a hacer avanzar un proyecto y obtener resultados positivos.
- Experiencia técnica: Los gerentes de proyectos exitosos no solo deben poseer las habilidades blandas, sino también tener los conocimientos técnicos para llevar los proyectos a su finalización.
- Gestión de riesgos: El jefe de proyecto más productivo puede identificar los riesgos al comienzo y desarrollar planes de mitigación adecuados en caso de que el riesgo, de hecho, ocurra.
- Pensamiento crítico y resolución de problemas: En lugar de ser reactivos, los mejores gerentes de proyectos son proactivos y usan sus habilidades de pensamiento crítico para navegar a través de proyectos complicados o ambiguos.
Responsabilidades del PM
En el sentido más amplio, el jefe de proyecto es el responsable de planificar, organizar y dirigir los proyectos al tiempo que garantizan que se realicen a tiempo, dentro del presupuesto y del alcance.
Al supervisar proyectos complejos desde su inicio hasta su finalización, tienen el potencial de dar forma a la trayectoria de una organización, ayudando a reducir costos, maximizar la eficiencia de la empresa y aumentar los ingresos.
Los deberes exactos de un gerente de proyecto dependen de su industria, organización y los tipos de proyectos. Pero en general, comparten responsabilidades en lo que comúnmente se conoce como el «ciclo de vida del proyecto», que consta de cinco fases o procesos:
- Inicio.
- Planificación.
- Ejecución.
- Monitoreo y control.
- Cierre.
¿Qué no debe hacer un PM?
A continuación te dejamos con 10 prohibiciones que puedes haber estado escuchando desde siempre. Sin embargo, estos «no» dan forma al resultado de cada proyecto de rutina así que es importante que no los pierdas de vista:
- No alejes a tu equipo de la toma de decisiones.
- No realices reuniones vacías sin agenda.
- No ignores los pequeños logros frente a los grandes.
- No escapes al ritual de retroalimentación.
- No dejes de automatizar tu flujo de trabajo de gestión.
- No microgestiones el trabajo de tu equipo.
- No priorices la urgencia sobre la importancia.
- No establezca plazos poco realistas.
- No pases por alto los riesgos del proyecto como problemas menores.
- No impongas una carga adicional a un equipo con poco personal.
Conclusión
Un jefe de proyecto tiene que equilibrar el panorama general con las tareas diarias de todos los empleados involucrados en la asignación.
Se aseguran de que los empleados puedan hacer todas sus asignaciones para que algo suceda de manera realista en el tiempo asignado con las herramientas que todos tienen a su disposición.
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