Delegar responsabilidades suena fácil, y otros que pueden hacerlo bien lo hacen parecer fácil, aún así pasar la batuta de manera efectiva requiere mucha confianza, comunicación y coordinación.
Sin embargo, si aprendes a delegar, y lo haces bien, todos en tu equipo ganan. Te hace proyectar una buena imagen y lo mejor es que puedes lograr, como equipo, los objetivos más fácil y rápidamente.
En este artículo te hablaremos sobre lo que implica delegar responsabilidades y la importancia de hacerlo. Además te diremos por qué resulta tan difícil ponerlo en práctica y cuáles son las ventajas que tiene poder lograrlo.
¿Qué significa delegar responsabilidades?
Muchos gerentes y jefes se encuentran inmersos en tareas operativas rutinarias, lo que los deja sin tiempo para funciones gerenciales vitales como la planificación y el desarrollo comercial.
Delegar se refiere a la transferencia de la responsabilidad de tareas específicas de una persona a otra. Desde una perspectiva de gestión, delegar responsabilidades ocurre cuando un gerente asigna tareas específicas a sus empleados.
Al delegar responsabilidades puedes obtener más tiempo en actividades que generarán mayores rendimientos y harán crecer la empresa.
De esta forma los gerentes liberan tiempo para concentrarse en actividades de mayor valor y a su vez, mantienen a los empleados comprometidos con una mayor autonomía.
Pero delegar responsabilidades no es tan sencillo como podría parecer a primera vista. Siempre conlleva un elemento de riesgo, ya que estás asignando a otra persona el trabajo del que conservas la responsabilidad final.
¿Cuál es la importancia de delegar responsabilidades?
Como líder, delegar es importante porque no puedes, ni debes, hacerlo todo por ti mismo. Delegar empodera a tu equipo, genera confianza y ayuda con el desarrollo profesional. Además te ayuda a aprender cómo identificar quién es el más adecuado para abordar tareas o proyectos.
Por un lado, las personas que trabajan para ti tendrán oportunidades de desarrollar nuevas habilidades y adquirir conocimientos, lo que los prepara para asumir más responsabilidades en el futuro.
La delegación también puede ser una señal clara de que respetas las habilidades de tu equipo de trabajo y que confías en su discreción. Los empleados que se sienten confiables y respetados tienen un mayor nivel de compromiso con su trabajo, organización y, especialmente, con sus gerentes.
Una mayor responsabilidad es un factor importante para mejorar la moral y la satisfacción laboral. Es notable que los gerentes que delegan con éxito suelen experimentar un menor ausentismo y rotación de personal.
¿Qué ventajas tiene el delegar responsabilidades para el equipo?
Estas son algunas de las ventajas que implica delegar responsabilidades:
- Te brinda más tiempo y puedes abarcar otras tareas. El primer beneficio claro es que liberará tu tiempo que puede dedicar a tareas más estratégicas.
- Hace crecer a tu equipo. Involucrar a tu equipo en ciertas tareas también le permite desarrollar sus capacidades y les enseña nuevas habilidades. Será más interesante, desafiante y agradable.
- Establece una cultura de confianza. Al delegar responsabilidades estás estableciendo una cultura de confianza en tu equipo. Les demuestras que confías en ellos para realizar esas asignaciones.
- Hace que el equipo sea más eficiente. Al delegar tareas, está haciendo un mejor uso del tiempo de todos. Como resultado, el equipo será más productivo. Todos tendrán una carga de trabajo adecuada.
- Aumenta la flexibilidad de tu equipo. Al repartir las tareas equitativamente la flexibilidad de tu equipo aumentará y todos mejorarán sus habilidades.
¿Por qué resulta difícil aprender a delegar?
Si bien los beneficios de delegar responsabilidades son obvios y diversos, muchos aún no logran hacerlo de manera efectiva. La realidad es que existen varios mitos y conceptos erróneos que pueden hacer que algunos líderes desconfíen de delegar el trabajo a otros.
1. Piensan que delegar es solo pasar el trabajo a otra persona.
Por eso no lo hacen y terminan perdiendo su tiempo, así como el tiempo y los recursos de la empresa. La delegación puede ser una oportunidad para hacer que las cargas de trabajo sean más manejables, pero más que eso, puede brindar oportunidades de enseñanza valiosas para los empleados.
La delegación no es un signo de debilidad; es una señal de un líder fuerte.
2. Creen que pueden hacerlo mejor
Un estudio encontró que dos procesos psicológicos hacen que las personas sean más renuentes a delegar trabajo:
- El efecto de auto-mejora, que es la tendencia de un gerente a evaluar un producto de trabajo más alto cuanto más involucrado está en su producción.
- El efecto de la fe en la supervisión, que es cuando las personas tienden a pensar que el trabajo realizado bajo el control de un supervisor es mejor que el trabajo realizado sin tanta supervisión.
Esté atento a esos sesgos. Podrían ser una señal de que necesita concentrarse en generar más confianza dentro de su equipo.
3. Están nerviosos por dejar ir el trabajo
Dejar el trabajo o responsabilidad puede ser incómodo, pero es importante aceptar que no puedes hacer todo por ti mismo. Renunciar a ser el ‘experto de referencia’ requiere una gran confianza y perspectiva, incluso en los entornos más saludables.
Al delegar, las tareas que deben considerarse incluyen: las de progreso medible, la que pueden planificarse y las que alguien del equipo ha expresado un interés en asumir.
Recuerda que tu equipo quiere hacer un buen trabajo y tener éxito al igual que tú.
4. Les preocupa que delegar lleve más tiempo que simplemente hacer el trabajo
Otra barrera común para delegar es que puede llevar más tiempo enseñarle a otra persona cómo hacer una tarea que hacerlo tú mismo. Y si bien eso puede ser cierto la primera vez, con el tiempo, debe ir disminuyendo porque no tendrá que involucrarse en ella en absoluto.
Consejos para delegar
- Identificar que puedes delegar:
Algunas de las tareas se pueden delegar más fácil que otras, por eso es importante entender cuáles son estratégicas, con base en esto puedes dar inicio a la tarea de delegar.
- Definir que es prioritario:
Es necesario entender la importancia y urgencia de cada tarea, para poder delegar tomando decisiones que ayuden a agilizar el trabajo que realizas.
- Entender las habilidades y competencias de su equipo de trabajo:
Conocer qué habilidades o competencia destacan en algunas de las personas de tu equipo puede facilitar el delegar las tareas, además te permitirá seleccionar más fácil quién puede ser un mejor colaborador para ejecutar esta tarea o proyecto.
- Explicar el contexto y lo que esperas
No asumir es lo más importante, es mejor explicar:
- Dar directrices sobre el trabajo a realizar
- Que se espera, es decir, resultado esperado, si aplica
- Cuándo se espera
- Si existe documentación relacionada
- Confiar y verificar
Aplicando los pasos anteriores da autonomía para que la persona a cargo pueda dar inicio y ejecutar, pauta algunos hitos de verificación en conjunto para ir entendiendo el avance y si es necesario puedes hacer sugerencias, sin intervenir tanto.
Conclusión
Delegar puede ser difícil para los gerentes y dueños de negocios, pero es esencial para la productividad. Como líder, no es posible que puedas hacer todo por tu cuenta.
En cambio, aprende a apoyarte en tu equipo y confía en ellos para hacer el trabajo. Como resultado, verás que la organización puede lograr mucho más sin ningún tipo de contratiempos.
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