¿Cómo elegir al software de RPA correcto?

Publicado el: 13 de abril de 2023

En la actualidad no hay empresa en el mundo que no implemente o esté considerando en un futuro cercano establecer una serie de asistentes robóticos que ayuden a resolver tareas repetitivas. Por lo tanto, optar por un software de RPA es la opción ideal. 

El RPA (Robotic Process Automation) es conocido como una tecnología de automatización de procesos basada en robots.  Esto supone ser un software enfocado en la automatización de tareas dentro de los procesos de negocio y tecnología. A través de scripts que emulan la interacción humana con la interfaz de usuario de la aplicación. 

La cual, se encarga de resolver aquellas tareas monótonas y menos productivas de una empresa. 

Es importante resaltar que estos robots funcionan con una misma estructura, compuesta por dos partes. La primera son datos estructurados, provenientes de distintos inputs (bases de datos, formularios y archivos). 

Por lo tanto, la segunda parte, se enfoca en la lógica de procesos, basada especialmente en reglas o condiciones. Esta parte es capaz de pensar y tomar decisiones pertinentes por los datos recibidos previamente.

Ahora bien, en el mercado tecnológico existen diferentes opciones de software RPA que se pueden implementar en tu empresa. Sin embargo, es de vital importancia que escojas el adecuado, para brindar los mejores resultados operacionales a tu negocio. 

Por medio de este artículo te compartiremos la información necesaria para conocer más sobre este aliado tecnológico y cómo saber cuál te beneficia más.

La difícil elección de un RPA 

En un mercado repleto de soluciones de software RPA revisarlos todos para tomar una decisión puede resultar agotador. En Kpaz te sugerimos quedarte con los tops de línea o mejor llamados “World Class”, de preferencia los que tienen mejor puntuación en el Cuadrante Mágico de Gartner, ya que sus informes le permiten a las empresas obtener una amplia y sintetizada visión sobre una determinada área de productos tecnológicos. Permitiendo tomar las mejores decisiones en sus procesos de transformación digital.

En Kpaz te acompañamos desde que escoges al RPA hasta después de su implementación, para asegurarte mejores resultados de rendimiento y optimización.

En concordancia, veamos lo siguiente para realmente saber qué se debe tener en cuenta al momento de elegir un software de RPA. 

Consideraciones para elegir un RPA

Previamente a elegir un producto RPA, se deben comprender algunas consideraciones sobre estos softwares para conocer realmente las oportunidades que ofrece a tu empresa. Aunado a esto, se deben verificar todas las funciones básicas y aquellas que los diferencia entre sí.

Algunas de las consideraciones que son fundamentales de tener en cuenta, son las siguientes: 

1. Tiempo de implementación 

Un RPA está diseñado y se caracteriza por realizar tareas repetitivas, además es capaz de realizarlas de forma rápida y eficiente, lo que los hace más rápidos en comparación con otras alternativas.

Estas son algunas razones por las que los RPAs son más rápidos:

• Velocidad: Estos son capaces de realizar tareas a una velocidad mucho mayor, esto se debe a que pueden procesar información a una velocidad constante y sin errores, lo que permite una mayor productividad.
• Automatización: Están diseñados para automatizar las tareas repetitivas y basadas en reglas.
• Integración: Se pueden integrar fácilmente con otras herramientas y sistemas, lo que permite una mayor eficiencia en los procesos.

Actualmente los procesos para implementarlos suelen ser bastante participativos, de manera que los talentos aporten su valor en todo el proceso. Sin embargo, es complicado establecer tiempos específicos de forma genérica porque cada empresa, necesidad y software es diferente. Hay robots simples que se pueden desarrollar en un días y robots (o sistemas de robots) más robustos que pueden durar varias semanas en desarrollarse.

Es por esto que es indispensable establecer el alcance del proyecto y estudiar estas condiciones caso a caso. Para realizar una estimación específica puedes contactarnos 

2. Continuidad operacional 

La continuidad operacional es un factor crítico a considerar al implementar RPA en tu empresa. A continuación te presentamos algunas consideraciones importantes:

• Plan de contingencia: en caso de que tus  RPA presenten alguna falla, contar con este plan es clave para no perder la continuidad operacional.
• Monitoreo y mantenimiento: tu sistema RPA debe ser monitoreado con regularidad para garantizar un funcionamiento correcto y para detectar cualquier falla antes de que se convierta en un problema importante.
• Pruebas de recuperación: realiza pruebas regulares para asegurarte de que el sistema pueda recuperarse de una falla. Entre estos se incluyen pruebas de respaldo y simulaciones de fallas.
• Seguridad: RPA debe ser una sistema seguro y protegido contra amenazas de seguridad. Se incluyen la protección de datos confidenciales e implementación de medidas de seguridad adecuadas.

3. Versionamiento de la herramienta 

Se debe tener cuidado con la versión del sistema, pues debe ser capaz de actualizarse. Además de ser compatible con otros programas en el proceso operacional de la empresa. 

Todas las herramientas actualizan sus versiones, sin embargo, algunas versiones no son compatibles entre sí y podrías verte forzado a tener que desarrollar todo de nuevo en sus futuras versiones, sumando los costos que dicho upgrade implica.

Por lo tanto, se debe considerar una investigación detallada a la hora de elegir un software de RPA.

4. Integración con herramientas WordClass 

Uno de los propósitos de estos sistemas es poder brindarles a los usuarios soluciones amplias. Por tanto, que un software ofrezca trabajar con herramientas WordClass, genera mayores beneficios en la automatización y organización empresarial.  

El WordClass sirve para gestionar los procesos de manera eficiente. Integrando todos los aspectos de la organización como la calidad, seguridad, ahorro de tiempo, innovación, etc. Proporcionando un aumento de rendimiento y operatividad. 

Comunidad y soporte 

Para alcanzar un máximo beneficio de este programa, es indispensable contar con asesores capacitados y profesionales en la materia. 

En Kpaz te brindamos apoyo para aumentar las capacidades del RPA con el que trabajes internamente a través de sesiones de capacitaciones y mejores prácticas. Además de un soporte continuo y servicios de optimización para alcanzar el máximo potencial. 

Aunado a esto, te acompañamos en el diseño y desarrollo de proyectos RPA. Para así garantizar servicios de gestión de riesgos, problemas y calidad para la solución RPA proporcionada. 

Ejemplos KPaz 

A continuación, te detallamos varios ejemplos de RPA: 

• RPA Custom Made: Desarrollo de solución ideal y a medida para automatizar procesos, adaptándose a la realidad de compañía y arquitectura tecnológica actual.
• RPA Out of the Box: Implementar fácil y rápidamente robots prediseñados a distintos procesos. Esta opción es ideal para pruebas de concepto, proyectos pilotos o procesos estandarizados multi-industrias.
• RPA Agile Teams: Asignar células de trabajo ágil para la implantación de backlog RPA. Los perfiles que componen las células de trabajo son adaptables a necesidades particulares de cada compañía.
• Robot as a Service (RaaS): Implantación y operación de robots y su infraestructura necesaria, asegurando la continuidad operacional de negocios, con los mayores estándares de seguridad y calidad.

Conclusiones

Antes de poner en marcha un sistema de RPA dentro de las funciones de tu negocio, es necesario conocer las necesidades de la empresa. Para luego evaluar cada una de las consideraciones que se desglosan a lo largo del artículo. 

Finalmente llegamos a la conclusión que al implementar un software de RPA se obtienen las siguientes ventajas en cualquier organización: 

• Ahorro de tiempo para los empleados al descargar tareas repetitivas a los bots.
• Tasas de error reducidas en tareas automatizadas por RPA.
• Tiempos más cortos para realizar tareas automatizadas.
• Mayor capacidad empresarial cuando las tareas de limitación de velocidad se han automatizado.

Recuerda que antes de tomar la decisión final debes asegurar que el software de RPA que escojas debe brindarte las ventajas previamente mencionadas. Además de cumplir con las consideraciones pertinentes. 

¡Contáctanos! Te brindamos un acompañamiento profesional y dedicado para resolver todas tus dudas. 

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