¿Cómo medir el rendimiento de los proyectos?
Publicado el: 3 de abril de 2023
La elección de buenos métodos para medir el rendimiento de los proyectos es decisiva en un contexto empresarial presionado por aumentar la productividad, satisfacer a los clientes y retener a los mejores talentos en la materia.
Asimismo, la selección debería estar basada en indicadores precisos de dichos resultados y es justo en este punto donde pueden aparecer los primeros errores.
En este artículo, desde Kpaz, te ofrecemos un detalle de cada herramienta de medición ajustada a los modelos de gestión de tu empresa.
Aunque antes de avanzar es necesario hacer hincapié en un aspecto sensible: es común observar cómo en grandes compañías se esmeran por incorporar metodología Agile para responder a alguna necesidad del mercado pero internamente no siguen dicha filosofía. Esto provoca desaciertos al momento de medir los rendimientos de los proyectos.
¿Cómo se resuelve entonces? Teniendo en claro qué vas a considerar en cada medición.
Es decir, cuando los equipos empiecen a trabajar con métodos ágiles, las métricas a tener en cuenta serán: velocidad, tiempo de ciclo, volatilidad e índice de defectos.
En cambio, una vez que el producto está listo para vender, las métricas válidas serán: ganancias, relación costo – beneficio, aceptación y recomendación del cliente.
Dentro de la gestión empresarial es cada vez más frecuente la combinación de metodologías ágiles con las tradicionales para medir el rendimiento de un proyecto. El enfoque híbrido va ganando territorio paulatinamente
¿Por qué es importante definir cómo medir los rendimientos?
En empresas de gestión tradicional, ó en aquellas donde adoptaron algún método Agile, ó en las calificadas como híbridas medir el rendimientos de proyectos es insoslayable para evaluar los resultados obtenidos.
La eficiencia de la cadena de procesos de una empresa reside en la correcta transmisión de la información y sus resultados, es decir, todos los departamentos pueden establecer una metodología unánime en detrimento de modelos tradicionales pues de esta manera se gana en rendimiento.
Herramientas para medir en proyectos tradicionales
En el marco de las metodologías tradicionales, los proyectos son realizados siguiendo un ciclo de vida secuencial o de cascada que debe cumplir con las etapas de iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y cierre.
Aquí los roles, artefactos y líneas son muy estructurados al igual que sus herramientas:
Curva S
Esta métrica consiste en un seguimiento detallado de la cantidad de horas invertidas en relación al tiempo estipulado para finalizar el proyecto. Para considerarlo un éxito debe cumplirse con el cronograma y el presupuesto estipulado.
Su representación gráfica es en forma de S porque muestra el crecimiento del proyecto desde las etapas iniciales -cuando suele ser lento- hasta la aceleración que “dibuja” la curva ascendente en la mitad.
Este punto es llamado de inflexión porque corresponde al trabajo más intensivo del equipo y donde se ocupan la mayor cantidad de recursos.
Luego, el crecimiento empieza a estabilizarse llegando a terminar la curva superior conocida como asíntota, o la etapa del desenlace donde sólo queda esperar las aprobaciones finales.
Entre los usos más comunes de la Curva S en la realización de proyectos está vigilar el progreso, evaluar su rendimiento y anticipar flujos de dinero.
La ventaja de medir el rendimiento de un proyecto con una Curva S es la obtención de datos acumulativos reales en tiempo real, como por ejemplo, los costos en comparación con el presupuesto, Además, de mostrar dónde avanza y dónde se detiene el progreso del trabajo, lo que permite hacer las correcciones pertinentes.
Carta Gantt
El diagrama o carta de Gantt es un gráfico de barras horizontales que ilustra los plazos de un proyecto o cronograma de tareas. Cada barra indica una etapa o tarea del proceso y su longitud, cuánto dura esa tarea.
Mirados en perspectiva, estos diagramas muestran un panorama general sobre cada trabajo a realizar, quién lo tiene a cargo y cuándo lo hará. Por lo cual, este modo de medir los rendimientos de un proyecto puede actualizarse rápidamente y sincronizarse entre todos los miembros del equipo al mismo tiempo.
En general el diagrama de Gantt es aplicado como project management desde la nube para la planificación de casi cualquier tipo y tamaño de proyecto (lanzamiento de un producto, renovación de un proceso técnico, campaña de marketing, conferencia de prensa de la empresa, etc).
Sin embargo, es más útil para proyectos muy complejos que requieren la coordinación de varios equipos de trabajadores. Sobre todo porque permite visualizar todos los movimientos con anticipación y así puede conocerse exactamente la asignación de recursos y las fechas de entregas.
Siempre que se utilizan metodologías ágiles los valores a medir serán los relacionados a los individuos y las interacciones y la participación plena del cliente
Herramientas para medir en proyectos ágiles
Teniendo en cuenta que las herramientas ágiles buscan soluciones innovadoras, la orientación de estos proyectos será: la de valorar a los individuos y las interacciones sobre los procesos y los instrumentos; el resultado final del producto sobre la documentación, la participación plena del cliente sobre el contrato negociado, la capacidad de reaccionar a los cambios.
Estas son las herramientas más populares:
Burndown Chart
Burndown chart (cuadro de incendio) es una representación del trabajo pendiente en un desarrollo Scrum. Esta vez, el esquema revela lo que queda por hacer en proporción al tiempo estimado para completarlo.
Normalmente esta técnica es utilizada cuando se realizan las interacciones (story points) para medir el rendimiento del grupo sobre el uso del tiempo estipulado. Por lo tanto, además de colaborar con el cálculo final del tiempo para terminar el proyecto, brinda información sobre el desenvolvimiento de todo el equipo.
Por este motivo, será el Scrum Master en actualizar el burndown chart al término de cada sprint.
Dentro de este instrumento, existen tres variantes:
- Sprint Burndown Chart. Aquí cada uno de los miembros del equipo define cuánto tiempo le llevará cada tarea. Y mientras avanza el sprint, van renovando la información de acuerdo a la dedicación volcada al proyecto.
- Release Burndown Chart. Como en cualquier tipo de lanzamiento Scrum puede hacerse por etapas una vez que cumple ciertos requisitos. Con esta función se puede mostrar el preciso momento de este lanzamiento.
- Product Burndown Chart. muestra el trabajo pendiente para llegar a los objetivos creados desde el inicio por el cliente
Entre los beneficios de usar este gráfico se encuentran el poder contabilizar con precisión el tiempo de trabajo de cada sprint, lo que llevará a visualizar el tiempo total para lograr los objetivos; permite a todos los miembros hacer seguimientos sobre cada tarea y por último, les brinda información sobre los avances, las trabas que están surgiendo y cómo están siendo resueltas.
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard o Mando de Cuadro Integral busca ajustar la gestión de una empresa a la estrategia general de dicha organización.
Como pauta de la administración enlaza los negocios entre sí, para lo cual define planes de acción específicos que cada empleado debe seguir hasta cumplir con todos los objetivos.
Estos indicadores de gestión son claves para acompañar la toma de decisiones del líder empresarial: las finanzas, los clientes, los procesos internos y el desarrollo. A través de ellos la empresa podrá comprender cada uno de los puntos de la línea de producción y tomar decisiones.
La principal ventaja del Cuadro de Mando Integral es tener una visión de toda la organización desde diversas perspectivas, logrando incluir otras miradas sobre el funcionamiento de la empresa, y no enfocarse sólo en lo económico para medir el rendimiento del proyecto.
Y lo más importante, entablar una comunicación entre los líderes, los puestos intermedios y los subordinados.
Herramientas para medir en proyectos híbridos
Los enfoques híbridos rescatan lo mejor de las metodologías tradicionales y de las ágiles para combinarlos y crear un nuevo método.De la primera utiliza la coordinación de todas las actividades y el monitoreo de cada uno de los hitos del proyecto. De la segunda, el trabajo colaborativo y la participación activa del cliente.
Este tipo de herramientas son muy utilizadas en aquellas empresas muy grandes que requieren mantener la estructura del trabajo secuencial pero con la suficiente agilidad para responder a los cambios ante un plan fallido.
Estas son las dos más requeridas:
Tablero Kanban
Los tableros Kanban se han popularizado tanto entre las empresas de gestión ágil que muchos lo identifican sólo con esa filosofía, pero es tan funcional que bien puede ser aplicado en una organización que recurre a una mezcla de instrumentos al abordar sus proyectos.
Sirve fundamentalmente para ver el flujo de trabajo. Aporta claridad en el proceso y optimiza el desarrollo porque muestra fácilmente las problemáticas en cada momento del proyecto, lo que redunda en una resolución rápida de esos escollos.
Kanban puede ser utilizado como tablero físico o digital. En el primer caso, se usan notas adhesivas por cada uno de los elementos del trabajo sobre una pizarra. En cada fase esas notas se colocan en columnas que irán moviéndose mientras progresa el proyecto.
En el segundo caso, es un software que proporciona visibilidad del progreso del trabajo desde cualquier sitio, a la vez que amplía el trabajo colaborativo.
Con los tableros Kanban es probable tener mayor éxito en medir el rendimiento del equipo porque produce un proceso de mejoras continuas, derivando en un aumento de la productividad con mucho menos estrés.
Pert (Técnica de Evaluación y Revisión programática)
Este diagrama calendario es una herramienta estadística que sirve para examinar actividades o hitos de las tareas ubicándose en una línea de tiempo. El objetivo es estipular la duración mínima de cada una de las actividades previstas.
Como todo instrumento visual puede mostrar cómo se vinculan los puntos diagramados para medir el rendimiento de un proyecto -y con ésta base- decidir cuál es la secuencia de eventos que deben sucederse. Esto es muy necesario para repartir los recursos de forma eficiente y disminuir los errores.
Entre sus componentes se cuentan con distinos plazos:
- Optimista: se llama así cuando todas las tareas terminan de acuerdo al plan.
- Pesimista: es lo contrario a la descripción anterior.
- Tiempo más probable: es una consideración sobre el tiempo estimado.
- Esperado: es una estimación más realista.
Este tipo de métricas es muy utilizada para definir la ruta crítica de un proyecto de manera tal que fácilmente muestra las tareas que necesitan recursos inmediatos y cuáles no.
En resumen, necesitan un diagrama de Pert para medir el rendimiento de tu proyecto conociendo desde el principio al fin cada fase.
Conclusiones
Con este amplio recorrido sobre los diversos recursos disponibles para medir el rendimiento de los proyectos, es fácil de observar que todos tienen elementos en común, lo que indica que la brecha entre los métodos ágiles y los métodos tradicionales de gestión de proyectos es cada vez más pequeña.
De lo que se trata, es de elegir aquel método que se ajuste al proyecto y las metas generales de la empresa. Es por eso, que si estás en algún proceso de cambio dentro de tu organización y te gustaría evaluar alternativas de innovación tecnológica, sólo tienes que contactarnos en Kpaz.
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