Soluciones RPA para Cuentas por Pagar

Publicado el: 9 de marzo de 2023

La gestión de los procesos contables, específicamente las cuentas por pagar, es una de las áreas más desafiantes para las empresas de todas las industrias. La buena noticia es que existen soluciones RPA (Robotic Process Automation) que pueden ayudarte en gran medida.

En este artículo te hablamos sobre las cuentas por pagar y cómo las herramientas basadas en tecnología RPA  pueden agilizar las tareas y hacerlas más eficientes. Además te contamos cómo KPaz puede apoyarte.  

Cuentas por Pagar eficientes para facilitar tus finanzas

Las cuentas por pagar son las facturas y otras deudas que la empresa debe pagar. De hecho, lo único que paga una organización que no se considera cuentas por pagar es la nómina.

La precisión y la integridad de los estados financieros de una empresa dependen del proceso de cuentas por pagar. Su eficiencia y eficacia también afectará la posición de caja, la calificación crediticia y la relación con tus proveedores.

La RPA es una tecnología que está ayudando a las cuentas por pagar a encontrar su verdadero potencial simplemente al poner software robots a hacer el trabajo de la persona

La implementación de un sistema confiable producirá la información precisa para hacer tus planificaciones tanto a corto como a largo plazo. Esto es lo que necesitas saber para mantenerte al día con las deudas de la empresa.

Problemas comunes de las Cuentas por Pagar

Echa un vistazo a cualquier departamento de cuentas por pagar, especialmente a aquellos que trabajan a mayor escala y con mayores volúmenes. Es probable que te encuentres con diferentes problemas que no lo dejan ser más productivo.

Algunos de estos inconvenientes son el resultado de errores humanos o procesos mal definidos, mientras que otros son fallas técnicas. Todos ellos tienen una cosa en común: impactan negativamente en el trabajo que se realiza en el departamento. Veamos algunos de los más comunes:

Facturación no estandarizada

La facturación no estandarizada hace referencia cuando se emplean diferentes modelos y tipos de facturas. Es decir no sigue un formato definido o de acuerdo a parámetros establecidos.  

Esto trae como consecuencia mayor tiempo dedicado en el procesamiento de facturas. Así como en la verificación de cada uno de los datos, números e información extra.

Además de ello, se requiere mayor tiempo de entrenamiento para capacitar al personal en cómo debe atender a cada modelo de factura que vaya a ser procesado.

Datos no estructurados

Los datos no estructurados es información que no está organizada de acuerdo con un modelo o esquema preestablecido y, por lo tanto, no se puede almacenar en una base de datos tradicional.

No tienen una estructura identificable, por lo que no pueden ser utilizados fácilmente por un programa de computadora.

Cuando una empresa tiene datos no estructurados suele enlentecer el proceso operacional en el departamento ya que se pierde mucho tiempo buscando en diversos sitios. Esto a su vez trae otros problemas como errores de datos o duplicidad entre ellos.  

Discrepancias y aprobaciones

Las discrepancias entre las órdenes de compra, las facturas y los informes de recepción provocan errores de coincidencia que a menudo requieren una investigación manual.

Al igual que con otros procesos manuales, estos errores causan demoras con efectos de ralentización en cascada en el departamento. Todo esto afecta las aprobaciones de pago.

3 tips para alcanzar la automatización robotizada

A medida que un número cada vez mayor de organizaciones continúa buscando formas de mejorar la eficiencia del trabajo y reducir los costos, una de las tecnologías que está creciendo rápidamente es RPA.

De hecho, más del 53% de las organizaciones encuestadas por Deloitte han confirmado que han implementado o comenzado a incorporar esta tecnología en sus procesos administrativos y manuales.

KPaz es una empresa de consultoría tecnológica que cuenta con una amplia experiencia brindando soluciones digitales bajo las 3 principales tecnologías RPA del mercado, de esta forma las empresas pueden hacer sus procesos más ágiles y eficientes.

Estas soluciones RPA responde a estas características:

1. Automatización

Lo que hace que RPA sea la solución ideal para la automatización de cuentas por pagar es la flexibilidad, adaptabilidad y alta capacidad de configuración de los flujos de trabajo que facilita esta tecnología.

RPA controla y automatiza procesos basados ​​en reglas sin necesidad de intervención humana, incluida la gestión de cobros y deducciones y más. Piensa en RPA como un robot virtual que puede automatizar tareas manuales y repetitivas, así como eliminar errores o discrepancias.

2. Datos estructurados

RPA utiliza robots de software para acceder y trabajar con cantidades masivas de datos típicos en el departamento de contabilidad y cuentas por pagar.

Esta tecnología es ideal para el procesamiento estructurado de datos de fuentes múltiples y dispares. Esto representa una ventaja bastante importante en el área.

Pero el departamento también tiene que tramitar una gran cantidad de información no estructurada, incluido el contenido anidado en el cuerpo de correos electrónicos y documentos en papel, así como en otras fuentes. RPA también puede ayudarte en ese proceso.

3. Digitalización

RPA es una de las soluciones más efectivas para que las empresas superen desafíos como la escasez de talento, la gestión de datos, la reducción de costos, por todas las ventajas que implica su naturaleza digital.

Transforma los procesos de cuentas por pagar mediante el uso de RPA para eliminar los procedimientos manuales, lentos y repetitivos.

Es por ello que es una parte importante del proceso de transformación digital en el departamento, ya que ayuda a mejorar la experiencia del usuario al brindar acceso a datos en tiempo real e incrementar la eficiencia organizacional.

Conclusiones

RPA ofrece algunos beneficios claros en las operaciones administrativas, como la automatización de cuentas por pagar y el procesamiento de facturas.

Según una investigación de Forrester, se prevé que el mercado de servicios de RPA alcance la cantidad de 12.000 millones de USD para este año.

La mejora del cumplimiento, la productividad, la precisión y la reducción de costos son las principales ventajas por las que la implementación de RPA sigue superando las expectativas.

¿Qué esperas para implementar también esta tecnología? En KPaz contamos con el personal capacitado para guiarte en este proceso con la mejor solución concebida específicamente para tu empresa. No dudes en contactarnos.

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