Transforma tu empresa con RPA y la ayuda de KPaz
Publicado el: 26 de enero de 2023
La adopción de los sistemas basados en RPA (Automatización Robótica de Procesos) va en aumento. Llevando a organizaciones de cualquier tipo y tamaño en todo el mundo a implementarla.
Según estadísticas recopiladas por Gartner, se estima que el gasto de los usuarios finales en software RPA llegue a los 2.900 millones de dólares para finales de 2022, lo que significa un aumento del 19,5% desde 2021.
Mayor ahorro de tiempo, reducción de los errores humanos, mayor eficiencia, rendimiento y productividad, son algunos de los beneficios que se desprenden de este tipo de tecnología.
En este artículo te hablaremos sobre el RPA y de cómo esta tecnología puede ayudar a tu empresa a mejorar la eficiencia en sus procesos. Además te contamos cómo podemos ayudarte desde KPaz a comenzar a implementar estas herramientas.
¿Qué es RPA?
La RPA (Robotic Process Automation) es el término utilizado para las herramientas de software que automatizan parcial o totalmente las actividades humanas manuales, basadas en reglas y que ejecutan tareas repetitivas.
Funcionan replicando las acciones de un ser humano real que interactúa con una o más aplicaciones de software, para realizar tareas como la entrada de datos, procesamiento de transacciones estándar o para responder a consultas simples de servicio al cliente.
Según una encuesta global de RPA realizada por Deloitte, el 85 % de los encuestados informó que la RPA cumplió o superó sus expectativas de beneficios como precisión, puntualidad y flexibilidad.
De hecho, el «chatbot» que ha comenzado a ser omnipresente en los sitios web es casi siempre una herramienta de automatización de procesos robóticos. Este puede manejar las consultas estándar típicas como «dónde está X en el sitio web», «cómo restablezco mi contraseña» y preguntas similares.
¿Por qué debes usar RPA?
La versatilidad de RPA ya es reconocida a nivel global. Según las estadísticas publicadas por LinkedIn, se cree que el 72% de todas las empresas utilizará RPA en algún momento en los próximos dos años.
Las empresas pueden usar RPA en varias tareas, como generar correos electrónicos masivos, extraer datos como archivos PDF y documentos escaneados, crear y enviar facturas, verificar el historial de empleados y automatizar la nómina.
Dado que el objetivo de un negocio es generar ingresos, el RPA puede ayudar en la cotización mediante la automatización de las operaciones de ventas, por lo que no solo ejecuta transacciones más rápido sino también con un mayor grado de precisión. Los RPA pueden hacerse de actividades operativas orientadas a las ventas, lo que resulta en una mayor satisfacción del cliente.
También destaca en el campo de la gestión de datos. Teniendo en cuenta el gran volumen de datos que hay, es una gran ventaja contar con esta herramienta para recopilar, integrar, analizar y procesar los grandes volúmenes de datos generados en el mundo actual.
Como puedes darte cuenta, son múltiples los beneficios que se desprenden de las soluciones con tecnología RPA, pero a nivel general veamos algunos otros:
Aumentar la productividad
Cuando los empleados deben realizar tareas repetitivas, tienen mucho menos tiempo para dedicarlo al trabajo que requiere de sus habilidades y pensamientos estratégicos. Las tareas manuales consumen mucho más tiempo y energía.
El uso de RPA puede aumentar la capacidad de un equipo para completar el trabajo entre un 35 % y un 50 %. Al mismo tiempo, esto agiliza las operaciones, reduciendo los tiempos de ejecución.
Como puedes darte cuenta el aumento de la productividad es obvio. Puede ser productivo para una persona automatizando sus procesos o para toda una cadena de servicios al optimizar toda la línea de producción. Más abajo ejemplificamos casos reales. Sigue leyendo.
Eliminar los errores humanos
Una de las principales ventajas del RPA es que reduce los errores humanos, ya que funciona con reglas establecidas. Esto representa un gran alivio para los empleados, porque no pasarán largas horas corrigiendo los errores.
Siempre que las aplicaciones estén correctamente programadas con los datos requeridos, podrán manejar los procesos con mayor rapidez y precisión que un empleado humano.
Estos errores van desde la persona que se equivoca escribiendo datos, pero también al momento de hacer el envío de la información en días erróneos o fuera de los plazos requeridos. El robot puede regularizar estos «errores», lo que impactará en la calidad del trabajo.
Optimizar los tiempos
Los RPA se pueden programar para iniciar un proceso en un día determinado de cada mes y en un momento preciso. Esto es importante en aquellas actividades que, si se hacen tarde, pueden poner en peligro la continuidad del negocio.
Con la automatización como su principal característica, las tareas repetitivas y manuales se ejecutan rápidamente. Este hecho hace que los tiempos se optimicen y obtengas un mayor rendimiento.
Este análisis de Kearney mostró que los bots procesan las operaciones 20 veces más rápido que un empleado promedio (sin mencionar que pueden funcionar las 24/7 y sin errores).
Integrar data
La reducción de errores manuales conduce a datos de mayor calidad, lo que permite análisis más confiables. El uso de RPA contribuye a la identificación de brechas en los procesos y áreas donde aún faltan mejoras.
Los estudios de casos revelan que RPA puede mejorar la calidad de los datos, ya que los extraen y manipulan con una precisión de 99%, en comparación con el 62% cuando los datos se extraen manualmente.
Además, RPA puede contribuir a informes más eficientes al proporcionar metadatos para analizar su rendimiento, así como al permitir que estas herramientas accedan a los datos en sistemas heredados.
Características del RPA
RPA es un campo amplio y existe una diversa gama de herramientas en el mercado que varían considerablemente entre sí. Sus ofertas son bastante diversas junto con sus fortalezas y debilidades. Pero existen ciertas características que presentan a nivel general:
Usabilidad
La facilidad de emplearse en todo tipo de industrias es la piedra angular de los software RPA y, para la automatización, puede desempeñar un papel importante en acelerar el desarrollo de capacidades internas.
RPA es una tecnología que se enfoca en procesos en lugar de industrias, siempre que estos sean: manuales, repetitivos, frecuentes, que consuman tiempo y que requieran de manejos de datos estructurados.
Además, su facilidad de uso puede conducir a un crecimiento más rápido, una eficiente implementación y mayores niveles de adopción. Esencialmente, cuánto más fácil sea la herramienta de usar, más rápido será el beneficio.
Según HfS Research, la madurez de la automatización robótica de procesos en varias funciones se menciona a continuación:
- Seguros – 38%
- Retail – 36%
- Energía – 30%
- Sanidad – 30%
- Manufactura – 28%
- Banca y Servicios Financieros – 24%
- Salud – 22%
Escalabilidad
El software RPA tiene el atributo de aumentar su capacidad y funcionalidades de acuerdo a la demanda de sus usuarios. Puede permanecer estable mientras se adapta a los cambios, actualizaciones, revisiones y reducción de recursos. Esto los hace escalables y flexibles.
La escalabilidad se refiere a las estrategias, procesos y tecnologías involucradas y la facilidad de amoldarse a ellos. El software RPA es lo suficientemente ágil para adaptarse al crecimiento y al cambio rápido.
El objetivo de la escalabilidad en RPA no es solo garantizar que estas herramientas puedan manejar picos en la carga de trabajo y ampliar el alcance del uso, sino también establecer un enfoque en toda la empresa para implementar, aprovechar y capturar el valor de la automatización.
Compatibilidad
La capacidad de integrarse con diferentes sistemas y tecnologías es otro de los beneficios de la RPA. Esto conduce a automatizaciones más sólidas, rápidas y efectivas.
Cada herramienta tiene diferentes fortalezas y debilidades en la forma en que se integra con diferentes tecnologías, por lo tanto, al seleccionar una herramienta, debes pensar en dónde se puede usar potencialmente.
Seguridad
Las herramientas de RPA incluyen la capacidad de seguridad basada en roles para garantizar permisos específicos de acción. Permiten la configuración y personalización de los cifrados para asegurar datos y defenderse contra la interrupción de la red.
Todos los datos, auditorías e instrucciones automatizadas a los que accede el robot están encriptados para evitar la manipulación maliciosa y garantizar la legitimidad del cumplimiento del registro histórico.
También ofrecen un registro detallado de las acciones de los usuarios, así como de cada tarea ejecutada. Esta característica garantiza la seguridad interna y mantiene el cumplimiento de las normas de la industria.
¿Cuáles son los líderes mundiales de plataformas de RPA?
No hay duda alguna que el RPA tendrá un gran alcance en el futuro y creará una gran cantidad de puestos de trabajo en la industria de la tecnología de la información.
De acuerdo a datos de Statista se pronostica que el mercado global de RPA crecerá a más de 13 mil millones de dólares estadounidenses para 2030, un aumento de más de 12 mil millones en comparación con 2020.
A continuación te presentamos 3 empresas destacadas en el desarrollo de software RPA:
Blue Prism
Es una de las precursoras del RPA y la que mayor crecimiento ha tenido en el cuadrante de Gartner en el último año. Brinda soluciones sobre la base de reglas y automatización. Tiene un papel importante en varios sectores, como empresas de inversión, financieros y comercio electrónico, entre otros.
Utiliza una estructura .NET para construir su plataforma. Ayuda a las empresas al cumplimiento absoluto de las políticas, la alta escalabilidad y la facilidad de uso, proporciona funciones como resiliencia, cumplimiento y seguridad y admite pocas plataformas como JAVA, Windows, IBM Mainframe, Windows APP y WWW para sus proveedores de servicios RPA.
Automation Anywhere (AA)
La compañía tiene su sede en California. Cuenta con productos como Automation Anywhere Enterprise (RPA), IQ Bot, Bot Insight, BotFarm y Bot Store. También utiliza tecnología que consiste en Attended and Unattended RPA.
Automation Anywhere brinda soluciones en diversas industrias, como BPO, servicios financieros, atención médica, seguros, ciencias biológicas, manufactura, sector público y telecomunicaciones. La compañía también tiene presencia en Asia Pacífico y Europa.
UiPath
Es una empresa que ofrece soluciones por industria, proceso y tecnología. Tiene productos como Platform, Studio, Robots y Orchestrator. Líder en el cuadrante de Gartner, brinda soluciones en sectores como banca, seguros, salud, telecomunicaciones, manufactura, sector público y retail, entre otros.
Gestiona la automatización de cuentas por pagar, de procesamiento de reclamos, centros de contacto, finanzas y contabilidad, y pagadores de salud para los proveedores de servicios RPA.
¿Cómo podemos ayudarte desde KPaz?
En el caso de BluePrism, por ejemplo, desde KPaz se ha utilizado esta plataforma en compañías de seguros. La solución consistió en realizar un proceso transaccional que extrae desde un sistema origen todos los contratos pendientes de póliza, los clasifica según la naturaleza del seguro para luego, caso a caso, ir creando las pólizas de seguro según el tipo y el flujo de navegación que correspondía.
Uno de los mayores desafíos que se tuvo que resolver con este robot fue la existencia de sistemas legados que esta compañía de seguros tenía; de donde se obtenía la información original, el resto de los procesos ocurría en otros sistemas para que finalmente, cada póliza de seguro generada regresara al sistema original.
Esta particularidad generó desafíos importantes en el flujo debido a la alta tasa de fallas del sistema legado que pudo ser superado con la nueva arquitectura transaccional que permite reintentar los casos desde el punto de fallo y así evitar pérdida en los tiempos de trabajo.
Como resultado, se obtuvo un proceso autónomo que permitió liberar la carga diaria de 3 usuarios que realizaban estas actividades.
En el caso de Automation Anywhere (AA) KPaz ha realizado implementaciones para productores de consumo masivo realmente conocidos en el mercado. Una de las problemáticas más memorables en esta industria, fue el gran volumen de órdenes de compra (OC) que generaban los clientes a la compañía.
Estas OC se generaban con su propio formato dentro de los sistemas de la compañía. Luego, se necesitaban de al menos 2 personas que invirtieran el 80% de su tiempo en registrar el ingreso de estos documentos en los sistemas restantes.
Bajo esta problemática se le propuso al cliente revisar los formatos de las OC que llegaban de sus clientes y buscar aquellas que eran masivas y que compartían formatos estructurados. Concluyendo que con un RPA de Automation Anywhere se podía construir una solución que cubriera el 90% de los casos ingresados por los clientes.
La solución técnica incluyó un desarrollo transaccional que incorporó un módulo de lectura de documentos estructurados conocidos, con alto rendimiento de casos de éxito de lectura correcta de información de las OC.
Como resultado, se eliminó el 80% del esfuerzo diario de los usuarios que realizaban esta actividad, con un caso de negocio rentable desde el punto de vista de inversión, ya que si se hubiese incorporado una herramienta de lectura de documento más avanzada para cubrir el 20% faltante, el negocio no hubiese sido rentable.
En el caso de la herramienta UiPath, donde somos la primera compañía con certificación USN en Chile y Perú, tenemos varios ejemplos con la industria automotriz. Uno de ellos fue una solución desarrollada para la industria de consumo masivo, donde se configuró la herramienta para centralizar un proceso de al menos 5.000 facturas mensuales en SAP con un pico de recepción sobre el 40% en los últimos días de cada mes.
Este proceso iniciaba a partir del monitor de SAP; donde se asignaban los documentos tributarios a procesar (input) al robot de UiPath y que con reglas de negocio que se definieron para el proceso, se volvió posible segmentar las facturas según su naturaleza para ser contabilizadas según su centro de costo asociado (cada una con una lógica de contabilización diferente).
Dentro de estas validaciones se corroboraba que el documento estuviese correcto y que se le asociara correctamente a la OC emitida por dicha transacción.
A partir de estas y otras definiciones, el robot es capaz de tomar aquellos casos correctos y contabilizarlos. Para aquellos que no, el robot los deriva dentro del monitor de SAP al analista según la categorización del error.
Esta solución le permitió al cliente balancear la carga de trabajo en los periodos críticos para el negocio, colocando la solución en más de un robot. Por ejemplo: 2 robots procesando facturas en paralelo.
Además, se generó un proceso de contingencia para aquellos casos donde las facturas que no cumplieran con las reglas del proceso pudieran ser validados de forma manual para luego ser re-inyectadas al robot y contabilizarse de forma directa sin validaciones.
Conclusión
La RPA es una solución para automatizar las operaciones en la empresa mediante el uso de robots de software para respaldar tareas repetitivas que normalmente realizan los humanos. La clave es centrarse en aquellos procesos que proporcionarán mayor valor al ser automatizados.
La implementación de esta tecnología puede reducir los tiempos en el trabajo diario, minimizar los errores, aumentar la eficiencia, la productividad, rentabilidad y generar resultados concretos de manera muy rápida.
Comienza tu viaje hacia esta nueva tecnología utilizando una empresa desarrolladora de soluciones RPA, como KPaz.
Ponte en contacto con nosotros y te guiaremos en este viaje brindándote experiencia y mejores prácticas para que tu implementación sea más eficaz y valiosa.
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