Importancia del diseño de workflows en la empresa
Importancia del diseño de workflows en la empresa
Publicado el: 1 de noviembre de 2022
Los workflows o flujos de trabajo son cruciales para mantener una secuencia sistemática de procesos administrativos y organizativos desde el inicio de un proyecto hasta su finalización.
Este recurso es capaz de agilizar y automatizar las tareas diarias repetitivas y que consumen mucho tiempo. Lo que ayudará a mejorar la eficiencia, productividad de tu negocio, mejorar la calidad de trabajo para los colaboradores y para los clientes.
En este artículo te hablaremos sobre la importancia de la creación de workflows en la empresa. Además, te contamos de los beneficios de implementarlos y el alcance que pueden llegar a tener.
¿Qué es el workflow?
El workflow es una serie de tareas y otras actividades que conducen a un resultado específico. Es la forma en que organizan las asignaciones, el tiempo y las relaciones para llevar a cabo las actividades en la empresa.
Todos los workflows, por simples o complejos que sean, comparten una característica universal: son repetibles. Además, se componen de los mismos tres componentes básicos: un activador, trabajo o actividad y un resultado.
Los workflows pueden ser útiles para cualquier departamento que esté interesado en hacer el trabajo de la manera más eficiente posible.
Se pueden clasificar en categorías, según su estructura y complejidad. Hay tres tipos principales: workflows secuenciales, basado en eventos y basado en reglas.
- Workflows secuenciales. Son los más simples de todos. Este tipo de workflow organiza las tareas de forma lineal para que siempre avancen, y cada dependencia sólo afecta el paso que sigue directamente al paso actual.
- Workflows basado en eventos. Permite que las dependencias afecten los pasos anteriores y que algunas tareas vuelvan al paso anterior. En este caso, los procesos no se modelan como una serie de eventos, sino como estados distintos que permiten interacciones más complejas.
- Workflows basado en reglas. Son similares a los del tipo secuencial. En este modelo, pasar de una tarea a la siguiente involucra ciertas reglas. Completar una tarea no siempre conduce a la misma tarea posterior cada vez.
Importancia de los workflows en la empresa
Mapear tus procesos en un workflow te permite obtener una visión más clara y de gran nivel en la empresa. ¿Realmente sabes si te están dando resultados? ¿Son los procesos tan buenos como podrían ser?
Una de las principales razones por las que el flujo de trabajo es importante es porque te brinda una mayor comprensión de sus procesos. A partir de ese momento, puede utilizar dichos conocimientos para mejorarlo y con ello lograr el resultado final de: cumplir con los objetivos comerciales.
Los workflow claramente definidos permiten a los empleados realizar sus tareas de manera más eficiente. Además ayuda a los gerentes a tomar decisiones más acertadas y brinda oportunidades de colaboración entre departamentos.
Beneficios de implementar un workflow
Algunos beneficios de la implementación de los workflows en las empresas, incluyen:
Mejora las operaciones comerciales
Al definir pasos y secuencias necesarios para completar una tarea puedes mejorar las operaciones comerciales y las operaciones con clientes para garantizar que el trabajo lo completen las personas adecuadas, en el orden correcto y dentro de un período de tiempo específico.
Elimina procesos y actividades redundantes
La implementación de workflows en tus actividades diarias te permite ver toda la operación de principio a fin. De esta forma resultará más fácil incorporar cambios en los procesos para su mejoría y deshacerse de pasos, roles y actividades innecesarias.
Reduce los gastos operativos
Los workflows pueden ayudarte a definir las mejores prácticas y optimizar tus operaciones comerciales. A medida que los procesos se simplifican y el trabajo se realiza más rápido, es posible que necesites menos recursos para realizar las tareas.
Responde rápidamente a problemas
La puesta en práctica de los workflows en sistemas basados en software ha facilitado mucho a los gerentes realizar cambios en el diagrama y responder a los cambios con solo unos pocos clics.
Visualización de los procesos que pueden ser automatizados
Los workflows pueden ayudarte a ver los lugares de tu operación que se pueden automatizar. La automatización facilita el análisis de las operaciones, la preparación para los riesgos y la planificación de la expansión.
Alcances del workflow
El futuro del trabajo es más ágil, descentralizado, autónomo, multifuncional e integrado de lo que la mayoría de las organizaciones pueden imaginar. Lo que es analógico debe ser digitalizado, lo que es manual debe ser automatizado, lo que está aislado debe estar conectado, lo que está oculto debe hacerse visible.
Es dentro de esta nueva realidad que se renuevan los enfoques en los workflows pero viene la interrogante en cómo se puede aprovechar para el beneficio de todos en la organización.
Los workflows pueden ayudar a agilizar y automatizar las tareas repetibles, minimizando el espacio para errores y aumentando la eficiencia general.
Esta transición conducirá a flujos de trabajo sobre una red interconectada de agentes empoderados que utilizan el mismo sistema para realizar sus asignaciones. Y requerirá una plataforma que pueda conectar sin problemas todos los rincones de la empresa para tener éxito.
Los workflows tienen las claves para la visibilidad, el control y, lo que es más importante, mejores resultados para nuestros clientes y óptimas experiencias para los equipos de trabajo.
Conclusión
Los workflows comprenden los procesos interdependientes y las personas necesarias para alcanzar un resultado que ningún participante puede lograr por sí solo.
Su desarrollo, a menudo puede ser desafiante, ya que requiere que puedas ver el panorama general y, al mismo tiempo, prestar atención a los pequeños detalles que intervienen en él.
Pero al momento que logras hacerlo puedes gozar de todos sus beneficios, que incluyen: ahorro de costos, mejora de las operaciones comerciales y reducción de las actividades repetitivas, entre muchas otras.
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